SAP Business ByDesign vs SAP Business One

We compare SAP Business ByDesign and SAP Business One to discover which best suits the needs of your business.

When talking about an SAP ERP, the names that most often come up in the market are SAP Business One and SAP Business ByDesign.

SAP Business One es un producto pensado para empresas en crecimiento que desean ordenar y gestionar su operación desde un solo lugar para tomar mejores decisiones. Es una solución muy eficaz que ya ha sido probada en su eficiencia, teniendo un amplio cúmulo de partners y add-ons que la hacen flexible.

SAP Business ByDesign fue creado como un ERP en la nube para corporativos que necesitaban manejar procesos más complejos y dispersos, que tenían alcance internacional y alta integración entre áreas como finanzas, ventas, compras, logística o contabilidad.

Durante años se consolidó como una solución muy importante, pero actualmente, SAP está impulsando una transición de Business ByDesign hacia SAP Cloud ERP, con el fin de modernizar los entornos ERP en la nube.

Lo que es un hecho es que esto no significa que ByDesign haya dejado de funcionar porque el producto continúa recibiendo actualizaciones, aunque las empresas deben comenzar a evaluar cómo evolucionará su plataforma frente a las nuevas alternativas de SAP.

La complejidad de cada organización, sus procesos actuales y sus planes de crecimiento serán factores importantes para determinar cuál es la ruta de transición más adecuada hacia un Cloud ERP.

¿Realmente ya no funciona?

SAP Business One: a classic for growing companies

SAP Business One has been the reference ERP for small companies looking to organize their information, automate tasks, and have better control of their projects, clients, and sales for years. Currently, it is very useful for large corporations because:

• It can be installed on local servers or in the cloud (cloud option).
• It adapts well to companies of up to 100 employees, although it can grow a little more according to requirements.
• Its user interface is quite simple and connects with accounting, warehouse, production, and supply chain modules.
• The initial investment can be lower than in ByDesign, but it requires some hardware maintenance, licenses, and updates.

In short, Business One is ideal for a business that wants to control its operation without getting bogged down with a too robust architecture.

SAP Business ByDesign: the cloud solution that paved the way for new generations of ERP

SAP Business ByDesign o simplemente SAP ByDesign fue creado desde cero como un ERP en la nube, pensado para organizaciones medianas con trayectoria o startups con crecimiento acelerado.  En su momento funcionó muy bien porque cuenta con estas características:

• 100% cloud, does not require local infrastructure or additional hardware.
• Designed to easily handle more than 1000 users.
• It has functions in project management, services, supply chain, sales, finance and even international marketing.
• Contaba con un modelo de suscripción mensual, lo que siempre permitía tener la última versión del software.
• Updates arrived four times a year, without the need for intervention from the company's IT department.

However, all things come to an end and its improvements led to Business One, which made it obsolete over time and with the growth of new technologies. 

2027: Will ByDesign be discontinued?

SAP Business ByDesign is scheduled to be discontinued in 2027. SAP has announced that its long-term strategy will be more focused on SAP S/4HANA Cloud, which leaves ByDesign with a limited horizon without receiving updates.

This does not mean that your investment will be lost immediately: SAP will continue to offer support until that date but without innovations or a roadmap, therefore, companies that are thinking about the future should consider transforming to another platform, the most recommended for your company will be to take the step towards Business One.

Why should you make this change?

The decision between continuing with SAP Business ByDesign vs SAP Business One depends on the needs of your company:

• Si tu negocio es una empresa en crecimiento que busca un ERP flexible, con instalación local o en la nube, y con un modelo de costos más tradicional, Business One siempre será  la mejor opción porque es una solución que ha sido probada con miles de implementaciones a nivel global con la posibilidad de añadir AddOns que  lo hacen adaptable en todas sus formas.
• Si tu organización planea un fuerte crecimiento, requiere una solución 100% cloud, con gran capacidad de usuarios y módulos más robustos. ByDesign tiene ventajas, pero quedarán limitadas para 2027. ¿Te interesa invertir solo por un par de años?

Both systems represent two sides of the same objective: to improve performance, optimize processes, integrate functionalities and give employees more efficient tools for their daily work.

Sin embargo, es importante mencionar que es en este punto donde entra SAP S/4HANA Cloud, que se convierte en la opción equivalente a lo que ByDesign buscaba ofrecer en su momento. Es un producto disponible en ediciones Public y Private y está diseñado para corporativos y medianas y grandes empresas que requieren escalabilidad, innovación constante y, sobre todo, la garantía de largo plazo en el roadmap de SAP.

The important thing is to analyze your sector, your infrastructure, the available budget and your company's growth plans. At that point you will find the answer to which product best suits your organization.

How can we support you at Xamai?

En Xamai entendemos que elegir la actualización inmediata de SAP Business ByDesign a SAP Business One y dar el paso no es una decisión sencilla. Por eso, como SAP Gold Partner, debes tener la certeza de que te acompañamos en todo el proceso de renovación y de que dejarás atrás un software desactualizado, e incluso te daremos soporte continuo para que tu ERP funcione con el máximo rendimiento.

We offer customized consulting services that help you define the best alternative according to your sector, your growth plans, and the type of infrastructure you already have. In addition, we guarantee more agile implementation times, with a team specialized in finance, production, supply chain, and cloud technology, so that your company can focus on what really matters: growing.

We can support you with implementations, consulting, maintenance, support, and more. We are SAP Gold Partners.