¿Cómo usar SAP Business One para varias razones sociales?

Existen grupos empresariales que cuentan con varios negocios distintos. Por poner un ejemplo conocido en México, tenemos a Grupo Carso, que es un grupo empresarial con varias subsidiarias como Grupo Sanborns, Grupo Condumex, Carso Infraestructura y Construcción y Carso Energy.

Cada una se desarrolla en diferentes sectores y cada una de esas entidades (a pesar de pertenecer a giros diferentes) pertenece a un mismo grupo, pero legalmente son empresas diferentes, lo que significa que cada una necesita llevar sus propias cuentas, impuestos, ventas y compras.

Usando SAP Business One, cada una puede manejarse como una empresa independiente, pero SAP sirve como una ayuda de comunicación entre empresas para que, al momento de hacer negocios entre ellas, haya un flujo de comunicación constante porque de esa forma se ve la consolidación de un grupo.

Hay que entender que varias sucursales no son necesariamente varias razones sociales; una sucursal puede ser simplemente otra ubicación de la misma empresa, pero una razón social es una entidad legal distinta. Por esa razón, vamos a explicarte a detalle cómo es posible el uso de Business One en este tipo de casos.

¿Qué es una razón social?

Hay que empezar por lo básico: definiendo conceptos, la razón social es el nombre oficial y legal que tiene una empresa y con la que está registrada ante las autoridades, el utilizado dentro de su acta constitutiva, con el que se expiden:

• Documentos legales
• Invoices
• Contratos y
• Trámites fiscales.

No es lo mismo que el “nombre comercial” o la marca con la que se ofrece al público, aunque hay que decir que a veces coinciden. La razón social es el nombre que se usa al momento de pagar impuestos, firmar contratos o aparecer en una demanda.

¿Cómo suelen manejarlo los grupos empresariales?

Cuando se trata de grupos empresariales, generalmente se siguen estos patrones:

Una razón social por cada unidad de negocio.

Aunque todas pertenezcan al mismo grupo y usen la misma marca hacia el público, cada división, sucursal importante o línea de negocio se constituye como una entidad legal que tiene su propia razón social; con eso, cada una tendrá su propia responsabilidad fiscal.

Un nombre “raíz” que se repite con variaciones.

En este caso solemos ver razones sociales como “Grupo X, S.A.B. de C.V.” como controladora, y luego subsidiarias como “X Retail, S.A. de C.V.”, “X Logística, S.A. de C.V.”, “X Inmobiliaria, S.A. de C.V.”, etc. Eso significa que el nombre del grupo se mantiene; sin embargo, cada subsidiaria tiene identidad legal propia.

La marca pública no siempre coincide con la razón social.

El grupo puede operar varias marcas distintas, pero legalmente todas pertenecen a la misma razón social o a razones sociales hermanas dentro del corporativo.

Estructura tipo “holding”.

Muchas veces existe una empresa controladora (holding) que es dueña de las acciones de las demás; la empresa controladora tiene su propia razón social, aunque no venda nada directamente al público.

¿SAP Business One puede trabajar con varias razones sociales?

Ahora que ya sabemos cómo funcionan las razones sociales dentro de los grupos, la pregunta eje de este artículo es: ¿con SAP es posible trabajar con varias razones sociales? La respuesta concreta es sí y puede hacerlo de dos maneras:

1.Usando diversas bases de datos (compañías separadas)

En Business One, cada razón social se puede configurar como una empresa independiente que tiene su propia base de datos, lo que significa que la contabilidad, los catálogos, los inventarios y los usuarios están totalmente separados entre sí.

Es posible consolidar información entre ellas usando reportes o add-ons de consolidación, o exportando a Excel/BI.

Este tipo de uso es el más común entre nuestros clientes porque cada razón social se maneja de manera independiente y, como tal, puede declarar impuestos por separado.

2. Intercompany (transacciones entre empresas del grupo)

Por otro lado, Business One también tiene una funcionalidad para manejar operaciones entre las distintas razones sociales del mismo grupo, por lo que tiene la opción de generar automáticamente documentos espejo (por ejemplo, en una venta, es posible generar una factura de venta en una empresa y una factura de compra correspondiente en la otra).

Es una excelente opción porque ayuda a mantener cuadradas las cuentas entre las compañías del grupo sin hacer dos capturas manuales.  

Tener varias razones sociales no significa que todas deban compartir una única base de datos, pues cada razón social vive en su propia base de datos dentro de Business One (para cumplir con requisitos legales y fiscales independientes), y el sistema ofrece herramientas de intercompañía y consolidación para que el grupo pueda utilizarlas cuando lo necesite.

¿Qué tipo de información podemos compartir entre razones sociales de un grupo?

Profundizando un poco más en la opción Intercompany, y sabiendo que en SAP Business One, aunque cada razón social tiene su propia base de datos, hay cierta información que sí se puede compartir entre ellas, por lo que vale la pena que conozcas la información a la que puedes tener acceso como un grupo que usa SAP Business One.

Catálogos de:

• Artículos y/o productos (código, descripción, características)
• Clientes y proveedores
• Cuentas contables
• Listas de precios
• Empleados

Aquí se comparte usando herramientas como DTW (Data Transfer Workflow) o integraciones. No se sincronizan de forma automática y en tiempo real por defecto, ya que requiere un proceso de carga o un add-on especializado.

Transacciones vía Intercompany

• Documentos de compraventa entre empresas del grupo (como mencionábamos previamente)
• Pagos y transferencias entre compañías relacionadas

Lo que NO se comparte de forma nativa:

Las empresas no tendrán acceso a saldos e inventarios en tiempo real entre bases de datos; tampoco tendrán acceso a reportes consolidados automáticos. ¿Es posible tenerlos según las necesidades del grupo empresarial? Sí, pero a esto se requieren herramientas adicionales de consolidación o Business Intelligence

¿Qué pasa si las razones sociales están en diferentes países?

Operar empresas desde diferentes países es sencillo haciendo uso de Business One y no hay problema con las razones sociales multinacionales porque esto se maneja principalmente mediante localizaciones, vamos a explicarlo detalladamente:

1. Una base de datos por país (con su localización correspondiente)

Hay que mencionar que cada país tiene su propia localización de Business One, que ajusta el sistema a las leyes fiscales, formatos de factura, reportes contables e impuestos locales de ese país, lo que significa que, desde la implementación, se hará la configuración de la localización que corresponde a dicho país, con su propio catálogo de cuentas, esquema de impuestos y requisitos legales.

2. Multi-moneda

Business One es perfecta para realizar transacciones en distintas monedas usando la misma base de datos, y puede utilizar moneda local, moneda extranjera y moneda de reporte; algo que es muy útil si la empresa opera en varios países, ya que los tipos de cambio pueden actualizarse de forma manual o automática.

Como parte de nuestros valores agregados, en Xamai ofrecemos sin costo el Addon Tipo de Cambio, una herramienta que te será de gran ayuda porque puede manejar a la perfección diversos tipos de cambio para las operaciones en distintas monedas, así las capacidades de Business One se incrementan y es posible realizar sin problema operaciones multidivisa.

3. Intercompany entre países

La intercompany sigue funcionando entre razones sociales de distintos países, sin importar que estén en monedas y localizaciones diferentes porque SAP convierte automáticamente los montos según el tipo de cambio configurado.

4. Consolidación multinacional

Para ver resultados del grupo, normalmente se requiere un add-on de consolidación o herramientas de Business Intelligence, porque cada base de datos sigue siendo independiente y con su propia localización.

¿SAP Business One, para varias razones sociales, es adecuado para tu empresa?

Si te preguntas si es una buena opción para tu empresa hacer uso de SAP Business One y tener total control de varios razones sociales, la respuesta rápida es si, es una buena opción cuando entre todas se mantiene una relación operativa cercana, o en otras palabras, cuando requieren llevar su contabilidad, impuestos y operación día a día de forma separada, pero que también ocupan compartir catálogos maestros, realizar transacciones intercompañía o consolidar resultados del grupo cada cierto tiempo.

Sin embargo, hay que tener cuidado cuando el grupo empresarial tiene procesos complejos entre decenas de razones sociales, procesos corporativos altamente centralizados (como tesorería, compras o finanzas gestionadas desde una sola función corporativa para todo el grupo), o cuando la empresa tiene necesidades de consolidación en tiempo real, o requerimientos de gobernanza y escalabilidad que superan lo que Business One ofrece.

De ser así, se recomienda una solución más robusta y de un mayor nivel como SAP Cloud ERP, basado en SAP HANA, que tiene la capacidad de operar de forma nativa con múltiples entidades legales, procesos centralizados y consolidación compleja a gran escala.

Administrar varias entidades legales exige que tengas precisión fiscal y fluidez operativa, de ahí radica la importancia de elegir la independencia de bases de datos en SAP Business One o hacer un uso de SAP Cloud ERP, todo depende de tus flujos de tesorería, centralización de compras y alcance de consolidación.

En Xamai te ayudamos a trazar el mapa de arquitectura ideal para tu modelo de negocio porque tenemos siempre soluciones SAP a la medida de tu estructura corporativa y te ayudamos a  garantizar eficiencia, pero también a garantizar el cumplimiento fiscal, así como la integración entre tus empresas.