Cuánto cuesta SAP Business One | Precio y Beneficios

Actualizado: Noviembre 2024

La implementación de Business One ofrece varios beneficios a tu empresa, como la optimización de operaciones la cual  proporciona una solución integrada que abarca desde ventas hasta gestión de inventario; esto sin duda reduce la dependencia en herramientas como Excel.

SAP Business One permite una visión detallada de la información, incluyendo la capacidad de rastrear acciones y errores, lo que mejora la eficiencia y la toma de decisiones dentro de tu negocio. Al ser un ERP integrado, el sistema incluye todos los módulos necesarios para la operación de cualquier tipo de negocio, a diferencia de otros ERP que son sistemas modulares, donde se compran los módulos por separado y eso conlleva a que las implementaciones resulten atropelladas o a medias.

Anteriormente, las empresas basaban toda su información en archivos de Excel que si bien ayudaron en su momento a tener un control de cada departamento, carecía de una visibilidad completa de la empresa. Como empresario, sabes que tu negocio es como un rompecabezas donde cada área se conecta con otra, al gestionarlas de manera individual con un programa tan básico como Excel, es muy probable que surjan problemas operativos, como los ajustes de inventario frecuentes.

La trazabilidad que aporta SAP Business One

Si decides implementar SAP Business One, tu empresa tendrá varios beneficios importantes como lo es la trazabilidad pero ¿a qué se refiere este proceso?

Cuando hablamos de trazabilidad de proceso, nos referimos a la localización rápida y eficaz de documentos importantes y procesos de la empresa e implica seguir el recorrido de un producto o mercancía; desde el punto de origen hasta su destino final. 

Esto permite un control de cada movimiento y acción relacionada con el mismo. Es posible llevar un registro detallado de toda la información de proveedores, fechas de compras, traslado a almacenes .

SAP Business One es para cualquier industria y en lo referente al sector alimentario, la trazabilidad que brinda este ERP es de gran importancia, registrando detalladamente fechas de elaboración y vencimiento de productos que garantizan la seguridad y calidad alimentaria, manteniendo productos de calidad y con toda la normatividad sanitaria para beneficio del consumidor.

Alcance de la trazabilidad

La trazabilidad ofrecida no sólo está limitada a la mercancía; también a procesos internos de la empresa permitiendo una correcta administración de compras, recepción de pagos y mercancías, lo que beneficia directamente a la cadena de suministro previniendo fallos y fraudes.

¿Qué necesito saber antes de la implementación de SAP Business One?

Para implementar SAP Business One como tu sistema de planificación empresarial, necesitas tomar en cuenta varios elementos que te podrán ayudar a saber el costo de implementación, días, recursos etc, como: el tipo de implementación, el tipo de memoria en el cual operará, el número de usuarios que ocuparan el sistema y de qué forma y más aspectos técnicos que te mencionamos a continuación:

Tipo de Industria y Razones Sociales

Tipo de Industria: Las características y necesidades específicas de la empresa  pueden influir en el alcance y la complejidad de la implementación, lo que a su vez puede afectar el precio final de la implementación de SAP Business One

Por ejemplo, las industrias pertenecientes a servicios y retail, son implementaciones más estandarizadas en comparación a los procesos de las empresas en la industria de manufactura la cual puede tener operaciones únicas.

Empresas con procesos simples. Si son comercializadoras o pequeñas y medianas empresas de manufactura que prestan servicios, o en crecimiento; necesitan un software como SAP Business One que puede gestionar fácilmente todas las áreas de la empresa.

Desde el primer usuario con SAP Business One la mejora en el control de procesos es notable, incluso con la versión Starter Package, que es una versión básica y un poco más económica de SAP Business One.

Starter Package fue diseñada para las  empresas que tienen operaciones simples y pocos usuarios, ya que ofrece buen control de los procesos y la posibilidad de escalar a la versión completa cuando sea necesario.

Empresas con procesos complejos. En cambio, si con compañías con procesos más robustos o estructuras más grandes y específicas, podrían utilizar SAP S/4HANA con almacenamiento en la nube que mejora la producción y logística de manera fácil y sencilla. 

Razones Sociales: La implementación de SAP Business One puede variar en precios cuando se hace la implementación para más de una razón social

Tipo de Base de Datos: ¿Es mejor correr mi SAP Business One en SQL o en HANA?

Poco a poco, SAP Business One está cada vez más orientado hacia HANA, eso significa que los clientes buscan tener indicadores y paneles de control en tiempo real de manera fácil y sencilla que les permita tener un mejor entendimiento de su negocio y tomar decisiones informadas en cualquier tipo de contexto que se presente.

Lamentablemente muchos clientes aún no conocen la diferencia que existe entre HANA y SQL y eso genera confusión al momento de elegir el tipo de base de datos.

Por un lado, HANA es una base de datos en memoria, eso significa que la información sea más rápida de acceder en comparación con SQL. Mientras que esta última es una base de datos tradicional que almacena la información en disco y cuando se manejan grandes volúmenes de datos es la opción menos recomendable.

Los costos y la infraestructura para implementar HANA, son mayores que usando SQL pero los beneficios son directamente proporcionales.

Aunque la implementación de HANA puede resultar costosa y complicada para algunos clientes, especialmente aquellos que están acostumbrados a SQL los beneficios son mayores a corto, mediano y largo plazo sobre todo por las siguientes razones:

Rendimiento y velocidad:

SAP HANA ofrece un rendimiento más rápido en comparación con SQL, debido a su capacidad para procesar grandes volúmenes de datos en tiempo real gracias a su arquitectura en memoria.

Capacidad de procesamiento de datos en tiempo real:

Mientras que SAP HANA puede procesar grandes volúmenes de datos en tiempo real, SQL puede ser más limitado en términos de velocidad de procesamiento y capacidad para manejar grandes conjuntos de datos de manera eficiente.

Optimización de consultas y análisis avanzado:

SAP HANA proporciona capacidades avanzadas de análisis y optimización de consultas, lo que permite realizar análisis complejos de datos de manera más eficiente en comparación con SQL.

Tipo de Infraestructura ¿Es mejor Rentar (Nube) o Comprar las Licencias de SAP Business One (On Premise)?

El "Move to Cloud” o implementación en la Nube; ofrece numerosos beneficios, como la flexibilidad, escalabilidad para pequeñas y medianas empresas y la accesibilidad a recursos de alta calidad sin la necesidad de invertir en infraestructura física costosa.

Además, permite a las empresas centrarse en su negocio principal mientras los proveedores de servicios en la nube se encargan de la gestión y mantenimiento de la infraestructura.

Esto puede dar como resultado una mayor eficiencia operativa, reducción de costos y capacidad de adaptación rápida a las demandas del mercado.

La implementación on-premise puede ser más adecuada para empresas que requieren un control total sobre su infraestructura y datos, o que tienen requisitos de seguridad muy estrictos que necesitan ser gestionados internamente.

Las implementaciones on-premise son ideales para empresas que valoran la autonomía y el control directo sobre su infraestructura tecnológica.

¿Cuánto cuesta SAP Business One implementado en la nube?

En Xamai, se toma en cuenta el Hosting + la Infraestructura en la nube para ofrecer una implementación especializada y también escalable.

Tipo de Usuario ¿Limitada o Profesional?

Hablemos un poco sobre las licencias en SAP Business One, ya que pueden ser profesionales o limitadas; estas últimas se clasifican en:

• Financieras

• CRM

• Logísticas

Todo depende de la actividad o módulos requeridos por cada usuario.

Por ejemplo, un usuario de finanzas podría tener una licencia financiera, mientras que uno de inventarios podría tener una licencia logística. Las licencias limitadas tienen restricciones en cuanto a las acciones que el usuario puede realizar, como consultar reportes o acceder a otros módulos.

En Xamai te ayudamos a identificar qué tipo de licencias necesitas bajo las operaciones y funciones de tu perfil

Nota: Las licencias de usuarios mínimas para empezar tu proyecto puede ser de 2 o 5 (con un paquete Starter Package del que hablamos previamente) puedes ir incrementando tus licencias conforme tu empresa crezca también.

Servicio del Proveedor o Partner que implementará SAP Business One

La selección de tu proveedor es importante porque será tu aliado en todo el camino de necesidades empresariales a resolver. Implementar un ERP no es una tarea sencilla; es un proceso titánico que requiere un profundo estudio de la industria, el análisis de los procesos empresariales  y la preparación minuciosa del sistema para adaptarlo y ajustarlo a las necesidades de tu negocio.

En Xamai, contamos con una ventaja única: fuimos los primeros en vender SAP Business One, lo que nos respalda con más de 25 años de experiencia. Este recorrido nos permite garantizar que cada implementación sea un proyecto exitoso y llevar tu empresa al siguiente nivel siempre por encima de tus competidores.

Nuestro servicio en Xamai se caracteriza por:

• Capacitación: Ofrecemos sesiones de capacitación presenciales y en línea para los usuarios finales del sistema, tanto en el uso básico como avanzado de las funciones del software.

• Consultoría: Proporcionamos servicios de consultoría para ayudar a la empresa a optimizar sus procesos comerciales, personalizar el sistema de acuerdo con sus necesidades específicas y resolver problemas técnicos o funcionales.

• Soporte técnico: Damos soporte técnico vía telefónica o por correo electrónico de manera continua para resolver problemas técnicos, errores del sistema o dudas sobre el funcionamiento del software.

• Actualizaciones y mantenimiento: Damos actualizaciones y servicios de mantenimiento periódicas del software para mantenerlo actualizado con las últimas características y mejoras de seguridad.

• Administración de proyectos: Brindamos servicios de gestión de proyectos para ayudar a la empresa a planificar, implementar y gestionar la integración del sistema en su entorno empresarial.

SAP Business One y su integración de AddOns

Recordemos que SAP Business One es un producto internacional, desarrollado en Alemania, que se va adecuando a las normativas de cada país. En el caso de México, debido a los constantes cambios en las regulaciones fiscales, es común que el fabricante no logre adaptarse en tiempo y forma a todas las actualizaciones.

En Xamai, entendemos esta necesidad y contamos con soluciones personalizadas que abordan estos retos. Por ejemplo, cuando se actualizaron las versiones del complemento Carta Porte, fuimos capaces de implementar la solución más rápida y eficaz para nuestros clientes del sector transportista, asegurando el cumplimiento que solicita el fisco sin interrumpir sus operaciones.

Además, en Xamai tenemos el orgullo de ser los primeros en vender SAP Business One en México, lo que nos respalda con más de 25 años de experiencia. Este conocimiento profundo garantiza que cada implementación sea un proyecto exitoso, adaptado a las necesidades específicas de cada negocio.

Por otro lado, y como hemos mencionado antes, SAP Business One es para cualquier industria: desde financieras y de producción lineal o sencilla, hasta comercializadoras. En Xamai, como tu partner de confianza, contamos con la experiencia para analizar a fondo los procesos de tu empresa y ofrecerte recomendaciones personalizadas sobre los módulos de SAP que mejor se adapten a tus necesidades. 

Además, si tu empresa pertenece a una industria con procesos altamente especializados o complejos,  podemos identificar soluciones complementarias y sugerir AddOns específicos que te ayuden a mejorar la funcionalidad del sistema y de esta manera ajustarnos a tus operaciones.

En Xamai sabemos que la clave está en entender exactamente lo que cada empresa necesita y con ello hacer la implementación adecuada a cada proceso requerido. Por ejemplo, debido a los requerimientos del Servicio de Administración Tributaria, hemos desarrollado addons como Conta E y Pac Simple, que ayudan a cada empresa a tener procesos comerciales cumpliendo con las normativas que se requieren en materia de facturación y declaraciones de impuestos.

En Xamai dependiendo tus procesos y tu industria te recomendaremos los mejores addons para complementar el uso de SAP Business One, de esta manera garantizaremos que tus procesos estén actualizados dentro de tu ERP

Beneficios de Implementar con Xamai

Dentro de los beneficios que tenemos al implementar SAP Business One con nuestra empresa están:

• Servicio adicional de soporte de tipo de cambio

• Sesiones para asesoría con despacho contable

• DB Protector, implementamos como herramienta de seguridad que protege bases de datos contra accesos no autorizados, amenazas y fugas de información

• Webinars mensuales con temas de interés para mejorar el uso de tu sistema ERP

• DIOT: Reportes que pide el SAT sobre compras e impuestos

• Add Ons: Certificados para implementaciones internacionales

• Pac Simple y Conta E: Addons opcionales a implementar y que te ayudan a llevar efectivamente la contabilidad bajo las normativas del SAT. Este tipo de addons tienen un costo extra.

Entonces, ¿Cuánto cuesta SAP Business One y cómo cotizar mejor la Implementación?

Para cuidar tu bolsillo es importante que te fijes que los precios de licencias y usuarios sean los precios que SAP (fabricante) fija o pone como estándar y que el precio del servicio sea el más competitivo en cuanto la experiencia del Partner. 

En Xamai manejamos los precios de Usuarios y Licencias tal cual lo marca SAP y nuestro servicio hace la diferencia entre los demás partners en México. Fuimos los pioneros en realizar la primera venta de SAP Business One en el país y, gracias a nuestra experiencia y compromiso, hoy somos reconocidos como uno de los tres partners más importantes de SAP en México.

Debemos decir que el precio de un proyecto de SAP Business One depende de varios factores, como el número de usuarios, la complejidad del proyecto, la industria y el tipo de implementación, debemos de entender que, para sacar un presupuesto aproximado, debemos de considerar que existen dos tipos de precios: los fijos y variables, que explicamos a continuación

Precios Fijos de SAP Business One

Precio de SAP Business One que son variables

Una opción más económica

Si tu empresa tiene procesos sencillos puedes optar por una implementa Express llamada Starter Package que ofrecemos exclusivamente en Xamai, donde puedes tener un ahorro significativo.

Con un costo desde $6,000 USD por servicios de implementación, más el pago del Licenciamiento dependiendo si en Renta u On Premise

El Starter Package de SAP Business One es una solución preconfigurada y lista para usar, ideal para empresas que buscan una implementación rápida y económica de un ERP.

¿Qué incluye el Starter Package?

• Licencias para uno a cinco usuarios

• Funcionalidades básicas en finanzas, contabilidad, ventas, compras, inventario y gestión de clientes

• Implementación estándar con un conjunto predefinido de procesos

• Capacitación básica para usuarios

¿Cuáles son sus beneficios?

• Rapidez: Implementación de 10 a 15 días

• Costo: Precio accesible y opciones de financiamiento

• Simplicidad: Fácil de usar y mantener

• Escalabilidad: Se puede ampliar a medida que su empresa crece

¿Para quién es ideal el Starter Package?

• Empresas en crecimiento que no tienen operaciones demasiado complejas.

• Empresas que buscan una solución ERP rápida y económica

• Empresas que necesitan funcionalidades básicas de gestión empresarial

Preguntas frecuentes:

¿Qué garantía hay de que la información estará segura en la nube?

No hay garantía total de seguridad, pero se toman medidas para minimizar los riesgos. En caso de errores conocidos, se aplica un plan de recuperación con un alto porcentaje de éxito.

¿Dónde se ubica el equipo de Soporte de Xamai?

El equipo se encuentra ubicado en la Ciudad de México. Ofrecemos soporte técnico a través de una plataforma llamada CICET, con diferentes niveles de atención y seguimiento. También proporcionamos otros valores agregados como consultoría y desarrollo de soluciones personalizadas.

¿Cuál es nuestro SLA?

Nuestro acuerdo de nivel de servicios es uno de los mejores y es nuestro distintivo de los demás Partners, pues del 98% de los problemas que llegan a Soporte técnico son atendidos a tiempo. 

Solicita tu DEMO para ver las funcionalidades de SAP Business One

En Xamai sabemos que la inversión a un ERP como SAP es un paso definitivo en el crecimiento empresarial; es por eso que como parte de nuestro servicio, podemos realizar una demo de SAP Business One adaptando al tipo de negocio que tienes.

Nos enfocamos en aspectos relevantes para ti como la producción, servicios o compraventa y personalizamos la demostración utilizando ejemplos prácticos para que puedas analizar sus ventajas reales dentro de tu compañía  como el seguimiento de números de lote en la compra de productos.