Te decimos qué es un sistema de gestión del transporte (TMS), cómo funciona y por qué es importante para optimizar rutas, reducir costes y mejorar tus entregas.
Si tu empresa coordina decenas o cientos de camiones, transportistas y entregas todos los días seguramente te has dado cuenta que sin un control central, sería un caos: retrasos, costes altos y clientes insatisfechos.
Es en este punto dónde entra en juego el TMS (Transportation Management System), un software de gestión del transporte que ayuda a planificar, ejecutar y optimizar cada movimiento dentro de la cadena de suministro.
En pocas palabras, un sistema de gestión del transporte es la herramienta que conecta a las empresas, proveedores y transportistas para que los productos lleguen a su destino de forma más rápida, eficiente y económica, sin duda es importante para los sistemas logísticos modernos y se ha vuelto esencial en industrias donde el negocio no funciona sin una eficaz distribución y priorización de las entregas.
Características y beneficios de un TMS
Un buen sistema TMS no solo organiza rutas o controla camiones, también ofrece información en tiempo real, automatiza procesos y facilita la toma de decisiones.
Entre sus funciones más importantes están:
- Planificación de rutas y asignación de viajes: considerando distancia, tarifas, disponibilidad y condiciones de la carretera.
- Gestión de transportistas y vehículos: controla qué operador lleva cada pedido, su desempeño, mantenimiento y documentación.
- Seguimiento en tiempo real: mediante geolocalización, permite visualizar el movimiento de la flota y anticipar retrasos.
- Control de costes y presupuestos: ayuda a comparar tarifas, calcular gastos de combustible y detectar desviaciones.
- Gestión de incidencias: registra siniestros, paradas o problemas en las entregas.
- Reducción de la huella de carbono: al optimizar rutas y evitar viajes vacíos, contribuye a un transporte más sostenible.
El beneficio final de lo anterior es tener más productividad, menos errores, mejor servicio al cliente y un mayor control sobre la cadena de suministro.
¿Cómo funciona un TMS?
El TMS funciona como un cerebro digital que se comunica con otros sistemas de la empresa (por ejemplo, el ERP o el WMS) para centralizar toda la información relacionada con el transporte. El proceso sigue estos pasos:
- Planificación dónde se crean los planes de transporte y se asignan vehículos y conductores.
- Ejecución en el momento que el sistema monitorea los viajes, controla tiempos, costes y cumplimiento de entregas.
- Monitoreo y análisis haciendo una recopilación de datos sobre desempeño, consumo de combustible, incidencias o retrasos.
- Optimización siempre basado en los informes, se ajustan rutas, proveedores y estrategias logísticas.
Algunos TMS, como los reconocidos por el cuadrante de Gartner, integran inteligencia artificial o automatización avanzada para mejorar el desempeño operativo.
¿Quién utiliza un sistema de gestión del transporte?
Los TMS son utilizados por todo tipo de empresas que involucran el movimiento de mercancías:
Hablamos de fabricantes, distribuidores y operadores logísticos, e incluso transportistas independientes.
Hay organizaciones con flotas internas que lo implementan para mejorar su control de mantenimiento, abastecimiento y almacenamiento.
Sin duda cualquier empresa que dependa del transporte para operar puede beneficiarse de un sistema así.
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Kananfleet® la opción ideal la gestión de flotillas
Un gran ejemplo de solución TMS es Kananfleet, un software especializado en la gestión de transporte y flotillas, diseñado para que las empresas administren cada detalle de su operación.
Con Kananfleet puedes realizar la administración de operadores, llantas, mantenimiento preventivo y correctivo, inventario de refacciones y consumo de combustible, además de generar reportes estadísticos que facilitan el control del presupuesto. La aplicación Kananfleet Mobile lleva el sistema al terreno: por ejemplo, los choferes y supervisores pueden registrar recargas de combustible, reportar incidencias, solicitar órdenes de mantenimiento o actualizar el estatus de viajes en tiempo real (iniciar, pausar, finalizar o incluso timbrar la Carta Porte).
También te deja registrar evidencia fotográfica y posición georreferenciada, lo que brinda trazabilidad total en cada etapa del transporte.
Y lo mejor es que Kananfleet cuenta con una versión certificada para SAP e integrada al ERP SAP Business One, lo que asegura una integración total con los procesos de la empresa, sin duplicar información ni perder visibilidad.
Optimiza tu transporte con SAP y Xamai
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La gestión del transporte ya no se trata solo de mover mercancías si no de mover tu negocio hacia el futuro. Con soluciones como Kananfleet y la potencia del ERP SAP Business One, puedes digitalizar cada etapa de tu operación, sin importar si estás en la planeación logística o en la entrega al cliente final.
Preguntas frecuentes:
1. ¿Un TMS solo sirve para empresas grandes?
No necesariamente. Hoy existen versiones adaptadas a pymes con flotas pequeñas o medianas. De hecho, muchos TMS como Kananfleet ofrecen módulos escalables que crecen conforme lo hace tu negocio.
2. ¿Un TMS reemplaza a un ERP?
No, se complementan. El ERP gestiona las finanzas, inventarios y procesos internos de la empresa, mientras que el TMS se enfoca en el transporte y la logística de entregas. Cuando ambos sistemas están integrados, como ocurre con Kananfleet y SAP Business One, se obtiene un registro y visión total de toda la operación.
3. ¿Cuánto cuesta implementar un sistema TMS?
El costo depende del número de vehículos, usuarios y funcionalidades que necesite la empresa. Hay versiones en la nube con pago por suscripción mensual y otras más completas que requieren instalación e integración con sistemas existentes. Lo ideal es solicitar una consultoría para recibir una cotización personalizada.
4. ¿Qué diferencia hay entre un TMS y un WMS?
El TMS gestiona todo lo relacionado con el transporte, mientras que el WMS (Warehouse Management System) se enfoca en el almacenamiento y control de inventarios dentro del almacén. Son complementarios dentro de la cadena de suministro.
5. ¿Cómo ayuda un TMS a reducir la huella de carbono?
Un TMS moderno optimiza rutas, cargas y tiempos de viaje, evitando recorridos innecesarios y consumo excesivo de combustible. Esto no solo reduce costes, también disminuye las emisiones contaminantes, ayudando a que la empresa sea más sostenible.
6. ¿Qué pasa si un transportista no tiene conexión a internet?
Algunos sistemas, como Kananfleet Mobile, pueden funcionar sin conexión (off-line) y sincronizar los datos cuando haya señal nuevamente. Así los operadores pueden seguir registrando sus viajes, incidencias y evidencias sin detener la operación.
En Xamai, somos SAP Gold Partner con más de 26 años de experiencia ayudando a empresas de todos los tamaños a integrar sus procesos con tecnología inteligente. Nuestro equipo te asesora en la implementación, mantenimiento e integración de sistemas como TMS, WMS o ERP, todo en una misma estrategia conectada.
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