Las etapas de la gestión de procesos y cómo puedes implementarla en tu empresa.

Transforma las operaciones de tu negocio. Conoce los tipos, los pilares y las 6 etapas de la gestión de procesos para reducir errores y aumentar la productividad.

La gestión de procesos es una de las principales herramientas que se usan para mejorar la manera en que funciona una organización, porque las actividades que se realizan día con día deben funcionar sincronizadamente, sin aislarse y en constante comunicación e intercambio de información.

Hay que conectar cada uno de los procedimientos y actividades que tiene una empresa para conseguir mejores resultados.

Hoy en Xamai, te explicaremos en este artículo de nuestro blog, lo que es la gestión por procesos, pero vamos a puntualizar sus principales etapas, los tipos de procesos que existen y cómo puedes implementar este enfoque dentro de tu negocio. Toma nota.

¿Qué es la gestión por procesos?

Para definir la gestión de procesos, hay que saber que cada departamento de una empresa es parte fundamental para que un producto o un servicio pueda llegar a un consumidor. Cuando la organización sabe gestionar todas las actividades de manera conjunta, sin tener responsabilidades aisladas sino como parte de un todo, es mucho más fácil lograr los objetivos buscados porque puedes ver todas las conexiones entre procesos y así entender cómo el trabajo de un área afecta los resultados de las demás.

Su objetivo principal es conseguir mayor eficiencia, pero también lograr una mejora en la calidad, reducir errores y asegurar que los procesos funcionen de la manera que requiere el negocio. Este enfoque está relacionado muy estrechamente con el concepto de Business Process Management o BPM, que ayuda a diseñar, controlar y mejorar los procesos empresariales.

¿Cuáles son los 3 tipos de procesos?

Ya que conocemos en qué consiste la gestión de procesos, hay que considerar que antes de cualquier inicio hay que identificar qué tipo de procesos existen dentro de la organización. Aunque cada empresa puede desarrollar su propio modelo, hay tres grandes categorías que vale la pena conocer a fondo.

1. Procesos estratégicos

Son los que se relacionan con la dirección y la visión de la empresa y encontraremos aquí las actividades de la empresa como la planificación, la definición de objetivos, el desarrollo de la estrategia y la toma de decisiones. Es importante que sepamos que estos procesos ayudan a determinar hacia dónde se dirige el negocio y los recursos que utiliza para alcanzar los objetivos proyectados. Debe asegurarse aquí de que todos los demás procesos estén alineados con esta visión.

2. Procesos operativos

Son los que generan directamente valor para los clientes dependiendo de la empresa; pueden relacionarse con la fabricación de un producto, la prestación de un servicio, las ventas, la logística o la atención al cliente. Es el tipo de proceso que tiene un impacto directo en los productos y servicios que recibe el mercado, así que no debe haber problemas en estas operaciones porque se afectan tanto la calidad como los costos y, por consiguiente, la satisfacción del cliente.

3. Procesos de apoyo

Como su nombre lo dice, son procesos que permiten que las demás actividades funcionen correctamente. Aquí encontramos áreas como finanzas, recursos humanos, tecnologías, compras y administración. Aunque no siempre entregan directamente un producto o servicio al cliente, son primordiales para proporcionar los recursos, sistemas y herramientas que necesita el resto de la organización.

Al hacer una buena gestión por procesos, hay que considerar cómo se relacionan estas tres categorías y cómo pueden colaborar entre sí para mejorar los resultados generales.

¿Cuáles son las 4 funciones de gestión?

Para administrar los procesos también es necesario entender las principales funciones de la gestión pues tradicionalmente, estas funciones se pueden resumir en cuatro responsabilidades muy grandes que son:

1.- Planificar

Como siempre, el primer paso es definir qué se quiere conseguir y es en esta función cuando se marcan los objetivos, los recursos disponibles, las responsabilidades y las acciones requeridas para desarrollar el trabajo. Cuando no hay planificación, es complicado saber si los procesos realmente están contribuyendo a la estrategia de la empresa.

2.- Organizar

Una vez teniendo lo anterior hay que organizar, que consiste en estructurar las actividades y asignar los recursos que necesita para operar. Aquí es necesario determinar quién realizará ciertas tareas, cómo se distribuirá el trabajo y qué herramientas serán necesarias, todo con el fin de tener una estructura clara que evite confusiones entre los diferentes departamentos.

3.- Dirigir

Después, viene la etapa de coordinar a las personas y al equipo para que los procesos funcionen de acuerdo con los objetivos que se establecieron y para ello, la comunicación es fundamental, sobre todo cuando participan diferentes áreas de la organización. Hay que hablar de manera seria y directa con los empleados para que sepan qué se espera de ellos y cómo su trabajo es requerido para obtener el resultado final.

4.- Controlar

Finalmente, la gestión necesita medir los resultados haciendo una comparación del funcionamiento real de los procesos con los objetivos que fueron definidos durante la planificación. Se utilizan indicadores y KPI para detectar problemas e identificar áreas de mejora

¿Cuáles son los 4 pilares de la gestión?

Ahora que ya conocemos las funciones que forman parte de cualquier estrategia de gestión efectiva, debemos identificar los cuatro pilares que se deben tener para una gestión por procesos eficiente. Eso significa que cada uno de los siguientes pilares sostiene todo el trabajo; si uno falla, no se alcanzará el éxito esperado:

1. El primer pilar es la estrategia, porque todos los procesos deben coincidir con los objetivos de la empresa.
2. El segundo pilar son las personas, pues los empleados participan en las actividades y necesitan conocer sus responsabilidades.
3. El tercer elemento son los procesos, los cuales establecen una forma clara de realizar el trabajo.
4. Finalmente, la tecnología va a brindar herramientas y sistemas para automatizar, controlar y mejorar las operaciones.

Si estos elementos trabajan de manera conjunta, la organización sin duda tendrá mejores resultados y podrá adaptarse con mayor facilidad a los cambios del mercado.

Las 6 etapas principales de la gestión de procesos

A diferencia de las funciones administrativas de una empresa (planear, organizar, dirigir y controlar), la gestión por procesos no administra personas ni departamentos, sino el paso a paso de las operaciones internas.

Para mejorar constantemente la forma en que se realiza una tarea técnica o comercial, se sigue este ciclo específico:

1. Planificación y alineación operativa Aquí hay que elegir las actividades de trabajo que necesitan prioridad (por ejemplo, las que generan más retrasos o valor) y es el punto en donde se define qué metas técnicas debe cumplir ese procedimiento.
2. Modelado y diseño (Mapeo) Se dibuja el flujo actual de trabajo utilizando diagramas de flujo para ver cada paso, decisión y sistema involucrado, lo que ayuda a detectar cuellos de botella y duplicidades.
3. Simulación de escenarios Antes de aplicar modificaciones en el mundo real, es necesario probar los cambios en entornos de prueba con la finalidad de prevenir fallos, pero también estimar tiempos y evaluar riesgos sin afectar la operación diaria.
4. Implementación y ejecución: en este punto ya se ponen en marcha todas las mejoras, generalmente usando una prueba piloto, donde se capacita al personal y se configura el software de soporte.
5. Seguimiento y monitoreo (Medición) Se mide la forma en la que va trabajando el proceso ya modificado utilizando indicadores KPI, como tiempos de entrega, costos o margen de error, basándose en datos reales y no en suposiciones.
6. Se realizan optimizaciones y mejoras continuas basadas en las mediciones hechas previamente y se hacen los ajustes finales para pulir el trabajo. Como el mercado y las tecnologías cambian, esta etapa reinicia el ciclo para mantener el proceso siempre eficiente.

BPM: una metodología para gestionar y mejorar procesos

Business Process Management (BPM) es un método de trabajo enfocado en estructurar, medir y perfeccionar la forma en que opera una empresa; en lugar de ver a la compañía como departamentos aislados, realiza un trabajo de análisis de todas las actividades conectadas. Pero, exactamente, ¿para qué sirve?

• Elimina lo innecesario porque reduce retrasos, tareas duplicadas y desperdicio de recursos.
• Rompe silos al conectar las distintas áreas para que trabajen según un mismo objetivo.
• Aumenta la agilidad porque ayuda a la empresa a adaptarse rápidamente a los cambios del mercado.

El ciclo continuo de BPM para lograr una mejora permanente se apoya en una metodología que sigue cuatro pasos:

1. Mapear y estructurar el paso a paso del proceso a través de un diseño y una planeación.
2. Poner en práctica el trabajo coordinado al ejecutar las acciones
3. Evaluar los resultados al hacer una medición de los datos e indicadores reales.
4. Hacer ajustes precisos para seguir mejorando

Herramientas que pueden ayudarte en la gestión por procesos

Al día de hoy hay muchas herramientas y tecnologías que facilitan la implementación de una estrategia de gestión por procesos:

• Una de las principales es el software BPM o BPMS que mejora la administración de tareas, responsabilidades y flujos de trabajo, además de facilitar la documentación y el seguimiento.
• También tenemos los sistemas ERP, que integran diferentes áreas de la empresa, como finanzas, compras, operaciones y recursos humanos. Hecho eso, el ERP (como SAP) facilita la coordinación entre departamentos y ofrece una visión del negocio completa.
• Las herramientas de RPA ayudan a automatizar tareas repetitivas, reduciendo errores y liberando tiempo para actividades que requieren mayor análisis.
• Tecnologías como CRM o Customer Relationship Management también pueden aportar información importante sobre los procesos relacionados con ventas y servicio.

Estas herramientas ayudan a comprender mejor las necesidades de los clientes y mejorar la satisfacción.

Lean Management y Six Sigma como potenciadores de tus procesos

Aunque BPM da la estructura general para gestionar un proceso, hay dos metodologías expertas en pulirlo lo más posible: Lean Management y Six Sigma, que, más allá de competir, ambas se complementan para hacer más eficiente tu proceso.

• Lean Management (Rapidez y agilidad): Se enfoca en eliminar desperdicios (tiempos muertos, pasos innecesarios, sobregastos) y conservar solo lo que aporta valor real al cliente.
• Six Sigma (Calidad y precisión): Se enfoca en eliminar errores y variaciones utilizando datos y control estadístico para asegurar un producto o servicio perfecto.

¿Cómo trabajan juntos?

• BPM organiza el mapa general del proceso.
• Lean lo vuelve rápido y liviano.
• Six Sigma garantiza que no haya fallas.

No existe una fórmula única; simplemente hay que combinar las herramientas de cada enfoque según el problema concreto que tu empresa necesite resolver para poder disfrutar de los beneficios de la gestión.

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