Learn everything about SAP Inventory and its management features

¿Cómo lograr un control de inventario eficiente? Explora los beneficios de SAP ERP, la tecnología en tiempo real y optimiza tu cadena de suministro.

La gestión de inventario no funciona de la misma manera para todas las empresas porque habrá quien necesite evitar faltantes de productos, pero habrá empresas que se deben asegurar de que haya disponibilidad de materias primas y componentes.

Habrá otros sectores como lo son alimentos o salud, que manejan elementos de caducidad y la disponibilidad de artículos críticos. Así que probablemente sea muy diferente la manera en que cada empresa lleve sus inventarios, pero una cosa sí que es cierta: cualquiera debe contar con herramientas que permitan controlar entradas y salidas, existencias, almacenes y movimientos.

SAP brinda soluciones importantes para las empresas al centralizar datos, pero también para mejorar el seguimiento de cada uno de los productos y adaptar la administración del inventario a lo que requiere cualquier operación.

¿Qué es un inventario?

Vamos a definir lo que es un inventario: es un total de productos, materiales, mercancías y artículos que una empresa debe mantener a disposición con la finalidad de desarrollar sus actividades y tener operaciones de fabricación.

¿Qué es lo que incluye? Materias primas, componentes, productos en proceso y mercancías terminadas; tiene como propósito asegurar que el negocio tenga los recursos necesarios para responder a la demanda, pero sin necesidad de tener niveles de stock que generen costos innecesarios porque sí; tener demasiado inventario puede aumentar gastos, sobre todo los que se relacionan con almacenamiento, personal y control.

En contraparte, contar con pocas existencias puede provocar pérdidas, retrasos en el suministro y problemas para atender las necesidades del cliente. Es necesario que haya una buena gestión para saber con exactitud qué productos son los que existen, dónde se encuentran y cuáles son los movimientos que modifican su disponibilidad.

SAP Inventarios: una gestión conectada con toda la empresa

Tener una buena administración de inventarios es algo que debe ser trabajado en conjunto con otras áreas de la empresa, como compras, ventas, logística, fabricación y contabilidad; por eso, tener un sistema ERP funcionando correctamente dentro de la misma empresa puede integrar toda la información para dar seguimiento a lo que existe o no existe en el inventario.

Por ejemplo, con SAP Business One, un negocio tiene total control de artículos, almacenes, ubicaciones y movimientos de mercancías usando una misma herramienta, en donde se puede consultar información, realizar recuentos, registrar ajustes y generar reportes sobre las existencias.

Ejemplos de gestión de inventario por sector

Comercio minorista: evitar faltantes y mejorar la reposición

El comercio minorista suele trabajar con una gran variedad de productos, diferentes precios y cambios constantes en el mercado; por eso, uno de sus principales desafíos es evitar que un cliente busque un artículo y que no esté disponible; pero al mismo tiempo, tampoco conviene tener mercancía acumulada con poca salida.

SAP ayuda a tener mejor visibilidad del stock disponible y también facilita el seguimiento de las entradas y salidas. Y si tienes muchos almacenes, también podrás conocer los existentes en varias ubicaciones, algo muy útil cuando se trabaja con varios puntos de venta.

Fabricación: controlar materiales y procesos de producción

En una empresa de fabricación, el control del inventario debe estar relacionado con la planificación de la producción porque la falta de un material puede detener determinadas operaciones, además de que un exceso puede aumentar costos de almacenamiento. SAP conecta todos los procesos de fabricación y seguimiento de los materiales necesarios, además de que te puede dar información relacionada con lotes, costos y movimientos de mercancías, lo que permite tener un mayor control durante las distintas etapas de producción.

Alimentos y bebidas: trazabilidad y reducción de pérdidas

En este sector no basta con conocer la cantidad de mercancías disponibles; también es importante realizar un seguimiento de lotes y mantener un control adecuado sobre el almacenamiento para no tener pérdidas ni desperdicios, sobre todo al trabajar con productos perecederos.

Contar con las soluciones SAP ayudará a tener un registro de información y el seguimiento de los movimientos que realizan los artículos dentro de los almacenes, lo que mejora la trazabilidad y el control sobre los productos que forman parte de la cadena de suministro.

Salud: disponibilidad de artículos críticos

En el sector salud, la disponibilidad de determinados productos puede ser fundamental porque estamos ante el uso de medicamentos, materiales e insumos que deben estar disponibles en el momento en que se necesitan. Se requiere un control preciso de las existencias y un seguimiento de las necesidades de suministro, todo de manera constante; por eso, SAP puede ayudar a tener en una sola base de datos los productos disponibles en diferentes almacenes y ubicaciones, lo que facilita consultar información, planear los conteos y comparar el registro del sistema con el inventario físico.

¿Qué problemas puede resolver SAP en la gestión de inventarios?

Las necesidades de cada empresa pueden ser diferentes, pero para todas, SAP ofrece funcionalidades que pueden ayudar a mejorar el registro de entradas y salidas, el seguimiento de artículos y materiales, así como el control de almacenes y ubicaciones.

También realiza conteos, registra ajustes cuando se detectan diferencias y consulta información relacionada con las existencias; todo, dependiendo de la solución implementada, es un proceso que puede integrarse con áreas como ventas, compras, fabricación y contabilidad, lo que al final permite que los datos generados por una transacción tengan utilidad en diferentes procesos del negocio y evita que cada departamento trabaje con información aislada.

SAP Business One como herramienta para gestionar inventarios

Para las empresas en crecimiento, SAP Business One representa una solución para integrar diferentes procesos dentro de un mismo sistema porque cuenta con funciones que ayudan a tener en perfecto orden la información relacionada con artículos, almacenes, movimientos, costos y existencias, además de conectar estos datos con otras áreas de la empresa.

Todo lo anterior ayuda a reducir tareas que haría un empleado de forma manual y puede mejorar las operaciones de manera sumamente notable; una cosa que vale la pena destacar es que la implementación debe considerar las características particulares de cada negocio, el número de almacenes y las necesidades de sus empleados, así que nada es completamente igual. Antes de elegir una solución, la empresa debe analizar qué información se requiere y cuáles son los problemas a solucionar para tener éxito en toda la implementación.

Mejora la gestión de inventarios de tu empresa con SAP

Tener funcionando correctamente tu inventario,ayudará a reducir pérdidas, mejorar el suministro y tener un mayor control sobre los recursos de la organización sin importar si perteneces al sector retail o si eres parte de una compañía de fabricación o distribución, toda operación tiene necesidades diferentes y por lo tal debe contar con una solución que permita integrar datos, procesos y movimientos puede marcar una diferencia importante en la eficiencia del negocio.

En Xamai podemos ayudarte a encontrar e implementar las soluciones SAP que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa, para mejorar el control de tus almacenes, existencias y operaciones.

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