¿Sabes lo que es EAM o Gestión de Activos Empresariales?

Hoy en Xamai, queremos hablar de un enfoque que ayuda a las empresas a controlar, mantener y mejorar sus activos físicos (como máquinas, equipos, vehículos, instalaciones, herramientas e infraestructura) a lo largo de toda su vida útil: la Gestión de Activos Empresariales (EAM)

No solo es importante adquirir estos activos, también es necesario administrarlos correctamente desde que llegan a la empresa hasta que termina su ciclo. Sabes, ¿qué es EAM exactamente y por qué se ha convertido en una solución tan importante en todos los sectores empresariales? A continuación, te lo explicamos.

¿Qué significa ser un asset?

Antes de entender qué es EAM, tenemos que retomar y entender un concepto básico: asset. En inglés, la palabra asset significa activo y dentro de una empresa, un activo es cualquier recurso de valor que ayuda a las operaciones empresariales. Los activos pueden ser financieros, digitales o físicos. Sin embargo, cuando hablamos de Enterprise Asset Management, el enfoque principal está relacionado con los activos físicos como los que enlistamos ahora:

• Equipos de producción.
• Máquinas.
• Vehículos.
• Instalaciones.
• Herramientas.
• Infraestructura.
• Equipamiento tecnológico.
• Redes y sistemas físicos.

Una máquina dentro de una planta o un vehículo de transporte tiene un valor económico para la empresa y su disponibilidad y rendimiento pueden afectar directamente la productividad, por eso es súper importante saberlo administrar, conocer su estado, historial, costos de mantenimiento, rendimiento, disponibilidad y condiciones de funcionamiento.

¿Qué quiere decir gestión de activos?

Por su parte, la gestión de activos consiste en poder administrar los recursos de una organización con el fin de obtener el mayor valor posible de ellos, desde su adquisición hasta su disposición final. Poniendo un ejemplo, una empresa puede comprar una máquina para aumentar su capacidad de manufactura. A partir de ese momento, esa máquina necesita ser controlada en varios aspectos:

• ¿Cuándo fue adquirida?
• ¿Cuál fue su costo?
• ¿Qué mantenimiento necesita?
• ¿Cuántas órdenes de trabajo ha generado?
• ¿Cuánto tiempo ha estado inactiva?
• ¿Qué recursos se han utilizado para repararla?

Cuando se tiene esa información completamente analizada y dominada, es posible comprender el verdadero rendimiento de los activos. Por eso es tan importante la gestión, pues se toman mejores decisiones sobre mantenimiento, sustitución, reparación o inversión.

¿Qué significa “asset management”?

Asset management es el término en inglés que se usa para referirse a la gestión de activos, aunque dentro de las empresas puede tener varias aplicaciones dependiendo del tipo de activo que se administra. Por ejemplo, existe la gestión de activos financieros, digitales o inmobiliarios.

En el caso de los activos físicos utilizados para las operaciones de una empresa, hablamos principalmente de Enterprise Asset Management o Gestión de Activos Empresariales.

Entonces, ¿qué es EAM?

EAM significa Enterprise Asset Management, que en español se traduce como Gestión de Activos Empresariales y se trata de una estrategia que combina software, sistemas, procesos y servicios para administrar los activos físicos de una organización durante todo su ciclo de vida.

Lo anterior significa que un sistema EAM puede acompañar al activo desde que se compra hasta que termina su ciclo de vida o su disposición final. Y ¿cómo lo acompaña? Generalmente el proceso fluye de la siguiente manera:

1. El activo se adquiere
2. Se instala
3. Se verifica la operación del mismo
4. Se le brinda mantenimiento
5. Se optimiza
6. Finalmente se reemplaza, última parte de la vida útil de los activos

El objetivo no consiste únicamente en mantener funcionando los equipos, como has visto antes, se busca maximizar su rendimiento, disponibilidad y rentabilidad; por eso un buen sistema EAM va a responder preguntas como son:

• ¿Cuáles son los activos más importantes de la empresa?
• ¿Cuánto cuesta mantenerlos?
• ¿Qué equipos generan más órdenes de trabajo?
• ¿Cuáles presentan mayores tiempos de inactividad?
• ¿Es más rentable reparar un activo o reemplazarlo?
• ¿Cuándo debe realizarse una inspección?

Estos datos permiten a la empresa tener una visión detallada de los activos que posee y su estado ,permitiendo completar mejor sus operaciones.

La gestión del ciclo de vida de los activos

EAM se enfoca en el ciclo de vida de los activos y eso es clave y diferenciador de otras gestiones. Para EAM, un activo genera información desde el momento en que se adquiere y, durante las primeras etapas, pueden analizarse factores como costos, proveedores, especificaciones y planificación de recursos.

Ya cuando el activo está en operación, se debe realizar seguimiento de su rendimiento y funcionamiento, además de hacerle actividades de mantenimiento, inspecciones, órdenes y procedimientos.

Finalmente, llega un momento en el que la empresa debe decidir si el activo continúa siendo rentable o si es necesario sustituirlo. Con toda esta visión, las organizaciones con grandes cantidades de equipamiento, múltiples instalaciones o infraestructura distribuida saben lo que deben hacer con cada activo que tienen y con las proyecciones a largo plazo.

¿Cómo funciona un sistema EAM?

Funciona como una plataforma central para administrar información relacionada con los activos empresariales; se dice adiós a los datos repartidos en hojas de cálculo, documentos o sistemas independientes, porque el software de gestión permite crear una base de datos centralizada.

Hay empleados autorizados para entrar a los datos de activos necesarios para realizar su trabajo y, dependiendo de las funcionalidades del software, la plataforma puede almacenar información como:

• Ubicación de los activos.
• Historial de mantenimiento.
• Órdenes de trabajo.
• Costos de mantenimiento.
• Programas de mantenimiento preventivo.
• Inspecciones.
• Disponibilidad de equipos.
• Proveedores.
• Inventario de repuestos.
• Indicadores de rendimiento.

Un sistema EAM también puede integrarse con otras soluciones empresariales, como SAP ERP, para conectar información de mantenimiento, operaciones, finanzas, adquisiciones y cadena de suministro.

Órdenes de trabajo y gestión del mantenimiento

Dentro de la gestión de activos, las órdenes de trabajo se consideran como una de las funciones más importantes porque una orden puede registrar una tarea específica relacionada con mantenimiento, reparación o inspección de activos.

Supongamos que un operador detecta un problema en un equipo; en ese momento puede generarse una solicitud y entonces el área correspondiente revisa la situación para crear una orden de trabajo, asignada a los trabajadores responsables.

¿Qué información tiene una orden de trabajo?

La tarea que debe realizarse, los recursos necesarios, las herramientas requeridas, los tiempos estimados y los procedimientos que deben seguirse. Ya que el trabajo finaliza, se puede hacer un registro de las actividades realizadas.

Toda esta información es muy valiosa porque se crea un historial de análisis de cada activo y así se analiza el comportamiento que tiene con el uso.

Mantenimiento preventivo y anticipación de problemas

EAM beneficia a una empresa porque puede crear un enfoque hacia una gestión más preventiva, sin necesidad de que aparezca el fallo para solucionarlo. Al tener un mantenimiento preventivo, cada activo permite programar actividades antes de que ocurra una falla.

Estos mantenimientos se hacen según diferentes criterios, como fechas, horas de operación o ciclos de uso, y eso facilita la planificación y permite utilizar mejor los recursos disponibles, algo que no sucede con el enfoque reactivo, que actúa cuando un activo presenta problemas.

De acuerdo con un modelo de madurez de gestión de activos publicado por Industrial and Financial Systems (IFS), el 15% de las organizaciones analizadas seguía un enfoque reactivo, mientras que el 62% se encontraba en una etapa que combinaba medidas correctivas y preventivas. Un 12% utilizaba un enfoque proactivo basado en condiciones.

Son datos que muestran que todavía existe una oportunidad importante para mejorar la gestión usando métodos más avanzados.

EAM e inteligencia artificial ambos como parte de una nueva etapa para la gestión

La inteligencia artificial, el Internet de las Cosas y los datos en tiempo real también han transformado EAM porque ahora los sensores conectados a los activos pueden recopilar información sobre diferentes condiciones de funcionamiento.

Estos datos se envían para su análisis y, usando la información, la IA puede ayudar a identificar patrones, detectar comportamientos inusuales y generar insights útiles para los responsables de mantenimiento.

Todo es más fácil porque en lugar de depender únicamente de inspecciones cada cierto tiempo, las organizaciones pueden utilizar información actualizada para identificar posibles problemas.

EAM y CMMS: ¿cuál es la diferencia?

Una de las dudas más frecuentes que hemos notado que se presentan es la de la relación entre EAM y CMMS, pues los dos son sistemas relacionados con activos y mantenimiento, pero hay que dejar claro que no tienen exactamente el mismo alcance.

Un CMMS, o sistema computarizado de gestión del mantenimiento, se enfoca principalmente en las actividades de mantenimiento y, aunque también permite administrar órdenes de trabajo, tareas, inspecciones, programas de mantenimiento y otros procesos relacionados con la gestión del mantenimiento, no es tan amplio el enfoque como el de EAM.

CMMS se concentra en mantener los activos en buenas condiciones y un sistema EAM lo que hará será administrar el activo durante todo su ciclo.

Para que se entienda mejor, puede decirse que un CMMS puede formar parte de una estrategia EAM más amplia porque la diferencia principal está en la perspectiva: el CMMS se enfoca principalmente en cómo mantener el activo y EAM busca responder a la pregunta de cómo obtener el mayor valor posible de este activo durante toda su vida útil.

Principales funcionalidades de un software EAM

Un software EAM puede ofrecer varias funciones; veamos las más importantes:

Asset Management

Registra y analiza el seguimiento de los activos físicos de la empresa, lo que facilita conocer su ubicación, estado y características.

Gestión de órdenes de trabajo

Ayuda a crear, asignar, supervisar y cerrar órdenes relacionadas con actividades de mantenimiento.

Planificación y programación

Facilita la organización de tareas, trabajadores y recursos haciendo una programación adecuada para reducir retrasos y mejorar la productividad.

Mantenimiento preventivo

Automatiza programas de mantenimiento para realizar actividades antes de que aparezcan problemas importantes.

Inventory Management

Puede controlar materiales, herramientas y repuestos necesarios para realizar trabajos de mantenimiento.

Seguimiento del rendimiento

Los indicadores permiten analizar disponibilidad, inactividad, costos y rendimiento de los activos, información que ayuda a identificar oportunidades de optimización.

Cumplimiento de las disposiciones legales

Para muchas organizaciones, el cumplimiento de la normatividad es fundamental ya que un sistema puede ayudar a documentar inspecciones, procedimientos y actividades necesarias para ir de acuerdo con las regulaciones. Lo anterior es de gran ayuda a las organizaciones que requieren seguir la normatividad.

 

¿Cuáles son los beneficios de la Gestión de Activos Empresariales?

 

Beneficio	Descripción / Impacto
Mayor disponibilidad	Una mejor planificación del mantenimiento reduce los tiempos de inactividad provocados por fallas o problemas inesperados.
Control de costos	Permite conocer el costo exacto de mantener cada activo, facilitando decisiones informadas sobre reparación, sustitución o inversión.
Reducción de costos y vida útil	Genera reducciones importantes en costos de mantenimiento y logra una extensión significativa de la vida útil de los equipos.
Data-driven decision making	Centraliza la información operacional para analizar tendencias y tomar decisiones respaldadas por datos reales y no por simples percepciones.
Anticipación y prevención	Ayuda a prevenir y evitar problemas antes de que surjan mediante un seguimiento continuo y una mejor planificación.

¿En qué sectores se utiliza EAM?

En prácticamente cualquier organización que dependa de activos físicos importantes, pero es importante mencionar que es relevante en sectores como:

• Manufacturing: pues las empresas de manufactura dependen de máquinas y equipos para mantener la producción y una falla puede afectar directamente la productividad y las entregas.
• Energía y servicios públicos: deben mantenerse disponibles para cumplir con altos estándares de seguridad y funcionamiento.
• Health: tanto hospitales como organizaciones sanitarias necesitan gestionar equipamiento crítico e instalaciones para garantizar un buen funcionamiento.
• Transportation: vehículos, flotas e infraestructura requieren seguimiento constante para garantizar disponibilidad y seguridad.
• Infrastructure: empresas responsables de grandes instalaciones necesitan controlar múltiples activos distribuidos en diferentes ubicaciones.

¿Por qué implementar un sistema EAM?

Porque la implementación de un sistema EAM también ayuda a la integración entre diferentes departamentos, como mantenimiento, operaciones, contabilidad, recursos humanos y otros equipos, que pueden trabajar con información conectada del estado y la función de los activos.

Por supuesto, la tecnología por sí sola no garantiza resultados y para que una implementación sea exitosa requiere procesos claros, datos confiables, capacitación para los empleados y una estrategia de gobernanza.

La Gestión de Activos Empresariales tiene un objetivo muy claro, que es el de obtener el mayor valor posible de los recursos físicos de una empresa y con ello mejorar su disponibilidad, prolongar su vida útil, reducir costos innecesarios, entre otros. Porque un activo que funciona correctamente durante más tiempo puede contribuir directamente a mejorar la rentabilidad de las operaciones.

Lleva la gestión de tus activos al siguiente nivel con SAP y Xamai

La gestión eficiente de los activos empresariales requiere mucho más que registrar equipos o programar actividades de mantenimiento. Las empresas necesitan conectar la información de sus activos con sus operaciones, finanzas, cadena de suministro y procesos de negocio para tener una visión realmente completa.

Las soluciones SAP ayudan a que integres la gestión de activos con otros procesos de la organización, lo que facilita el acceso a tus datos, que tomes mejores decisiones a futuro y tengas un buen mantenimiento predictivo.

En Xamai, podemos ayudarte a identificar la solución SAP que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa y acompañarte durante el proceso de transformación digital. Desde la optimización de tus procesos hasta la integración de herramientas para mejorar el rendimiento, la disponibilidad y la rentabilidad de tus activos.

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