Actualizado: Junio 2025
Te explicamos cómo reducir riesgos y agilizar la toma de decisiones en tu empresa utilizando SAP.
Existen muchas oportunidades en los negocios y en la vida diaria en las que es necesario tomar decisiones, pero ¿qué es exactamente una decisión? La toma de decisiones podríamos definirla como "el acto de elegir la mejor opción entre múltiples opciones para lograr un objetivo". Elegir la mejor opción significa descartar las demás opciones.
Las decisiones se toman en función de lo que percibimos como la mejor manera de lograr un objetivo y se basan en suposiciones sobre el futuro, no sobre el pasado o el presente.
Toma de decisiones en una empresa basada en datos
La toma de decisiones basada en datos, juega un papel vital en las estrategias comerciales modernas, tanto para superar a los competidores como para aumentar la rentabilidad. Una empresa siempre debe decidir basada en datos certeros y nunca en suposiciones pues con ello tendrá muchos beneficios en el trabajo.
¿Qué significa basado en datos?
Se refiere a utilizar hechos o datos para descubrir patrones, inferencias y conocimientos que informan el proceso de toma de decisiones.
Básicamente, significa hacer un esfuerzo para tomar decisiones sin prejuicios ni emociones. Los objetivos empresariales se basarán en la evidencia y los patrones de los datos, no en lo que a ti te gusta o no.
¿Por qué es importante la toma de decisiones basada en datos?
La toma de decisiones basada en datos es importante porque permite tomar decisiones basadas en hechos, no en sesgos. Los líderes pueden permanecer imparciales y justos al tomar decisiones objetivas.
Las decisiones informadas surgen de la medición de los objetivos comerciales y la recepción de datos en tiempo real. Utilizar un software de gestión como SAP ERP, te permite agregar los datos que necesitas para ver patrones y hacer predicciones.
Es así como SAP se está convirtiendo en el centro neurálgico del negocio, pues ayuda a reducir riesgos y a tomar decisiones mejor fundamentadas. Es una solución importante para empresas que quieren mantenerse competitivas y crecer con solidez.
Ventajas de SAP en la gestión del riesgo de una organización
Siempre es importante poder identificar a tiempo los riesgos que tiene una organización, antes de que se conviertan en una crisis que orillen a una toma de decisiones poco informada. Es por eso que SAP puede ayudar de la siguiente forma:
Procesos automáticos y estandarizados
Cuando cada área trabaja con su propio método, los errores y las ineficiencias son inevitables entre los empleados, pero SAP permite establecer flujos de trabajo que se ejecutan de forma automática lo que permitirá reducir la posibilidad de errores humanos y agilizará la producción.
Trazabilidad de decisiones y auditoría interna
Cada acción queda registrada: quién la hizo, cuándo, por qué y con qué resultado, lo que facilita las auditorías internas y externas; aunque también sirve para entender cómo se toman las decisiones y dónde pueden mejorarse.
Identificación de áreas vulnerables
Gracias a sus indicadores de rendimiento y alertas en tiempo real, SAP permite detectar procesos lentos, ineficientes o críticos lo que te va a permitir anticiparse a fallas, redistribuir recursos o rediseñar flujos de trabajo antes de que generen un problema mayor y tengas que tomar decisiones en la empresa críticas.
La información como el poder máximo en la toma de decisiones en una empresa
La información es poder, pero solo si llega a tiempo. En entornos cambiantes como son las necesidades de una compañía, los reportes mensuales o trimestrales ya no son suficientes y eso lo sabemos en SAP
Siempre tener los dashboards actualizados
Con SAP, los dashboards se actualizan automáticamente a medida que los datos ingresan al sistema. Esto significa que no hay que esperar reportes o pedir información a otros departamentos: todo está disponible, en una estructura única, en tiempo real.
SAP muestra en un mismo entorno qué se está vendiendo, cuánto stock hay, qué proveedor tiene retrasos o cuántos días de vacaciones ha tomado un colaborador clave. Toda esta información, distribuida que antes estaba en múltiples hojas de cálculo, ahora está integrada en un solo sistema.
Claves del proceso de toma de decisiones en una empresa
El proceso de tomar una decisión a menudo puede dividirse en los siete pasos siguientes:
1.- Aclarar el objetivo para el cual se debe tomar una decisión
El primer paso para tomar una decisión es identificar el problema que se desea resolver o la pregunta a la que se desea obtener respuesta. Una vez identificados los problemas específicos, se visualizarán y compartirán dentro de la organización. La visualización es efectiva porque reduce el riesgo de diferencias en la comprensión de los problemas que surgen a medida que avanza el proceso, manteniendo el foco en el objetivo.
Ten cuidado de no ampliar el alcance del problema que deseas resolver. Extenderlo demasiado puede causar problemas más adelante en el proceso.
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2. Recopilar información
Una vez identificado el problema, reúne la información necesaria para solucionarlo. Es importante recopilar información desde una perspectiva amplia, incluidos estudios de casos internos y fuentes externas. Recuerda que son SAP puedes tener datos certeros y sin factores externos que puedan invalidar la información, siempre está lista para compartirla con tu equipo u organización.
3. Identificar la solución necesaria para ese problema
Una vez que hayamos reunido la información, comenzaremos a considerar soluciones a los problemas que hemos definido. Si tienes varias soluciones, puedes combinarlas para crear una nueva idea utilizando diferentes criterios. En este punto no nos vamos a limitar a una única solución, sino que identificaremos varias posibilidades. La comunicación entre las personas clave es fundamental para lograr un consenso.
4. Examinar la solución frente a la evidencia.
Analizaremos si las múltiples propuestas que hemos identificado son realmente efectivas. Si tienes ejemplos internos, analízalos independientemente de si fueron éxitos o fracasos y úsalos como evidencia para tu decisión. Si al examinar las propuestas encuentras alguna desventaja, es importante identificarla y eliminarla.
¿Cómo evaluar la eficacia de la decisión tomada?
Tomar una decisión implica riesgos, pero también abre la puerta a oportunidades. Aunque es posible anticipar los posibles efectos en la etapa de análisis, la verdadera prueba está en los resultados obtenidos una vez implementado el cambio. Aquí es donde entra en juego la habilidad de evaluar con claridad las alternativas disponibles antes de ejecutar una acción.
Con SAP, esta evaluación no solo se vuelve más precisa, sino también más accesible. ¿Por qué? Porque toda la información relevante está centralizada y actualizada en tiempo real.
Uno de los métodos más comunes para evaluar la eficacia de una decisión es la comparación de indicadores después de realizada la acción.
Por ejemplo, una empresa puede revisar su rentabilidad, ingresos o márgenes operativos en el mercado, así como el impacto de una campaña de marketing, y hacer una comparación de resultados.
Supongamos que el dueño de un restaurante decide ampliar el menú con platillos de cocina china. Seis meses después, puede revisar el promedio de ventas por cliente, la rotación de inventario o los ingresos netos para determinar si la estrategia fue rentable.
Eso mismo puedes aplicar a tu negocio, asumiendo siempre las responsabilidades que conllevan los modelos de cambio.
Además del impacto económico, también es posible evaluar aspectos sociales o ambientales, incluso hacer una evaluación de recursos humanos. Por ejemplo, cuántos empleos nuevos se generaron después del procedimiento de toma de decisiones o si hubo una reducción en emisiones contaminantes. Todo depende del objetivo que se buscaba alcanzar.
Cómo SAP facilita la medición de resultados de la toma de decisiones en una empresa
Con SAP, este tipo de evaluación deja de ser un proceso manual o aislado. El sistema permite acceder a reportes y dashboards actualizados en tiempo real, lo que facilita ver la evolución de KPIs clave de forma inmediata. Ya sea que se trate de ganancias, costos operativos o indicadores ESG, los datos están centralizados y disponibles para distintos niveles de la organización.
Además, SAP integra herramientas analíticas que automatizan la comparación de escenarios y ayudan a detectar patrones de mejora o áreas de riesgo. Esto no sólo acelera la evaluación, sino que también permite tomar decisiones más informadas y con base en evidencia.
En otras palabras, SAP no solo registra lo que pasó, sino que permite entender por qué pasó, qué se puede mejorar y cómo replicar lo que funcionó.
Preguntas frecuentes sobre la toma de decisiones en una empresa y el uso de un ERP
1. ¿Cómo contribuye un ERP como SAP a la toma de decisiones estratégicas?
Al centralizar la información crítica de todas las áreas funcionales, SAP permite a los directivos acceder a reportes en tiempo real, identificar patrones de comportamiento y evaluar escenarios estratégicos basados en datos confiables, actualizados y estructurados.
2. ¿Qué módulos de SAP son más relevantes para la toma de decisiones?
Depende del área, pero en términos generales destacan los módulos de FI (Finanzas), CO (Control de gestión), MM (Gestión de materiales), SD (Ventas y distribución) y BI (Business Intelligence), ya que brindan métricas clave para decisiones operativas, tácticas y estratégicas.
3. ¿Cómo impacta la trazabilidad de procesos que ofrece SAP en la calidad de las decisiones?
La trazabilidad permite seguir cada transacción desde su origen hasta su ejecución final, lo que reduce el margen de error, facilita auditorías internas y mejora la precisión en el análisis de procesos, costos y cumplimiento en la norma legal del proyecto.
4. ¿Qué ventajas ofrece SAP frente a otras herramientas ERP al momento de tomar decisiones críticas?
SAP es una solución robusta y escalable con capacidades analíticas avanzadas. Además, cuenta con funcionalidades como SAP Analytics Cloud y SAP HANA, que permiten simular escenarios, modelar tendencias y tomar decisiones basadas en inteligencia predictiva y sus contenidos
5. ¿Qué papel tiene el control de KPIs dentro de un ERP como SAP?
Los KPIs (Key Performance Indicators) son fundamentales para monitorear el desempeño. SAP permite configurar tableros personalizados que integran métricas financieras, logísticas y comerciales, lo que ayuda a detectar desviaciones y tomar decisiones correctivas o preventivas.
6. ¿Cómo se integra la inteligencia de negocios en SAP para apoyar la toma de decisiones?
A través de herramientas como SAP BusinessObjects o SAP Analytics Cloud, que transforman grandes volúmenes de datos en visualizaciones interactivas y reportes dinámicos. Estas soluciones permiten analizar el rendimiento empresarial en tiempo real, segmentar información y anticiparse a cambios del entorno.
7. ¿Qué tipo de decisiones se pueden automatizar dentro de un ERP como SAP?
Decisiones operativas como gestión de inventario, asignación de recursos, aprobación de órdenes de compra o gestión de cuentas por pagar pueden automatizarse mediante flujos de trabajo, reglas de negocio y bots integrados (RPA), liberando tiempo para decisiones de mayor nivel estratégico.
Toma de decisiones en una empresa con más claridad y menos riesgo
La toma de una decisión puede marcar la diferencia entre avanzar o estancarse por eso, contar con una solución como SAP no es un lujo, sino una necesidad. Te permite trabajar con datos confiables, automatizar procesos y evaluar resultados de manera precisa, todo desde un mismo entorno.
En Xamai somos expertos en implementar soluciones SAP adaptadas a las necesidades de cada empresa. Si estás listo para llevar tu toma de decisiones al siguiente nivel, contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a transformar tu negocio desde hoy.
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