¿Qué son los sistemas de gestión empresarial y para qué sirven?

Actualizado: Junio 2025

El software de gestión empresarial es un software desarrollado para hacer que el progreso del proyecto de cada empresa sea más eficiente, conoce más aquí.

A menudo escuchamos las palabras "mejora de la eficiencia empresarial" y "mejora empresarial". Pero ¿exactamente qué significa? Muchas empresas están tomando varias medidas para lograrlo, pero la forma más fácil de ver los efectos de mejorar la eficiencia del trabajo y mejorar el trabajo es introducir un sistema. 

Para las grandes corporaciones suele no ser un problema, pero para empresas en crecimiento, puede ser difícil saber qué tipo de software de gestión implementar, por lo que en este artículo veremos los sistemas de gestión empresarial y sus tareas más importantes.

Tipos de sistemas de gestión empresarial.

Existen varios sistemas de gestión empresarial que permite realizar diferentes procesos, conozcamos de ellos.

Sistema de gestión contable

Un sistema de registro de transacciones en los libros contables diarios para la producción de estados financieros.

Sistema de declaración de impuestos

Un sistema que prepara documentos para declaraciones de impuestos requiere datos contables. A menudo se integra con el sistema de gestión contable.

Sistema de gestión de ventas

Un sistema que gestiona después de que se realiza un pedido, administrando una serie de actividades de ventas desde la recepción del pedido hasta el envío y la facturación.

SFA (Automatización de la fuerza de ventas)

Una herramienta de soporte de ventas y principalmente administra las actividades de ventas antes de recibir un pedido.

CRM (Gestión de relaciones con el cliente)

En cuanto a la gestión de clientes, posee clasificaciones e información de clientes para cada cliente. Hay funciones como la función de entrega de correo y la puntuación.

Sistema de gestión de compras

Un software que registra los resultados de las compras y solicitudes de outsourcing.

MRP (planificación de necesidades de materiales)

Un software que calcula automáticamente el tipo y la cantidad de piezas necesarias para la producción y realiza automáticamente los pedidos , etc., junto con la factura de las piezas.

Sistema de gestion de produccion

Un sistema que administra la calidad, el costo y la fecha de entrega de los artículos producidos en la fábrica .

Sistema de gestión de personal

Un sistema que gestiona la información de los empleados , posibilitando los cálculos relacionados con la nómina y los seguros sociales.

SCM (gestión de la cadena de suministro)

Un sistema que comparte información como la cantidad de inventario requerida entre empresas como proveedores y clientes .

ERP (planificación de recursos empresariales)

Sistema de gestión comercial central, un sistema que administra de forma centralizada todas las actividades comerciales principales , como contabilidad, ventas, compras y producción. Sobre este software hablaremos más ampliamente un poco más adelante.

Sistema de gestión de asistencia

Tal como está, es un sistema que gestiona la asistencia. Algunos sistemas incluyen medidas de seguridad.  

¿Cuáles son los tipos de sistemas de gestión empresarial específicos de la industria?

Los sistemas de gestión empresarial específicos se reducen a ciertas industrias en particular, por lo que tienen operaciones y funciones específicas según las soluciones que requieran. Sin embargo, en comparación con los sistemas comerciales de propósito general, la cantidad de funciones tiende a ser pequeña. Esto se debe a que es más fácil de usar si no hay funciones innecesarias para la industria.

Al elegir un tipo de propósito general o un tipo de industria, es una buena idea decidir si los productos y servicios de su empresa están en una industria o en múltiples industrias. Si se especializa en una industria, es más fácil utilizar un sistema especializado para los sistemas de gestión empresarial.

Por el contrario, si está haciendo varios productos y servicios, un sistema de gestión comercial de propósito general podrá administrar colectivamente los productos y servicios que está haciendo actualmente.  

Software de gestión para empresas en crecimiento

Incluso las empresas en crecimiento ya no pueden prescindir de tener un software empresarial. Las regulaciones legales, la gestión de clientes, el procesamiento de pedidos y mucho más se cumplen y respaldan de manera significativa mediante software dejando detrás herramientas obsoletas como hojas de cálculo.

El software ERP ayuda a las empresas en crecimiento, medianas y grandes empresas a gestionar completamente sus actividades y tener un programa de gestión correctamente establecido. Pero, ¿cómo funciona un sistema ERP?

Ya sea contabilidad, recursos humanos, administración comercial o gestión de documentos, todo se tiene en cuenta en una sola herramienta. Automatizan sus actividades operativas y al mismo tiempo simplifican los procesos en la empresa.

¿Cómo actúa el software en tu empresa? Imaginemos un escenario posible:

Ejemplo de cómo funciona un software de gestión empresarial en una PyME:

Imaginemos una panadería llamada “El Pan de la Abuela”, que ha crecido a tal escala que  ahora cuenta con 50 empleados, varias sucursales, varios proveedores  y una creciente base de clientes mayoristas y minoristas. 

Aunque su producto sigue siendo artesanal, las operaciones y la administración se han vuelto más complejas.

Problema:

El propietario de “El Pan de la Abuela” ya no puede manejar todas las tareas manualmente ni con sistemas básicos. Tiene dificultades para coordinar el inventario entre sucursales, controlar las ventas y generar reportes financieros confiables. Además, el control de toda la nómina y las compras empieza a ser un reto para mantener la eficiencia y el crecimiento.

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 Implementar un ERP como solución

Para resolver estas dificultades, deciden invertir en un ERP, algo que requiere un compromiso serio: para una empresa de este tamaño, el presupuesto mínimo ronda entre 30,000 y 35,000 dólares. Esto cubre licencias, configuración, capacitación y asesoría especializada.

El ERP que eligen incluye módulos para:

• Gestión de inventarios y compras, con control de ingredientes y suministros.
• Ventas y distribución, que permite administrar y controlar los pedidos en tiempo real y facturación electrónica.
• Contabilidad y finanzas, para brindar reportes y cumplir con todos los requerimientos del fisco.
• Recursos humanos y nómina, facilitando el cálculo correcto de salarios y prestaciones.
• Análisis y reportes, con datos actualizados para tomar decisiones rápidas y acertadas.
  
  

Beneficios concretos

Con el ERP funcionando, “El Pan de la Abuela” logra:

• Mayor eficiencia al automatizar procesos que antes eran manuales.
• Visibilidad completa de sus operaciones, desde el inventario hasta las ventas.
• Reducción de errores en facturación, control de inventario y nómina.
• Mejor coordinación entre sucursales y áreas de trabajo.
• Crecimiento sostenible gracias a una plataforma preparada para adaptarse y escalar.

Este es solo un ejemplo de cómo un software de gestión empresarial puede funcionar en una empresa que crece y requiere algo más acorde a sus necesidades.  

Ventajas del software de gestión empresarial

Una vez analizando el caso anterior, debemos decir que el software de gestión empresarial reduce el costo de las operaciones y simplifica los procesos. Es una solución flexible de acuerdo a los requerimientos cambiantes de su negocio, le permitirá revisar información crítica del negocio en tiempo real.

Cuáles son los elementos de un buen programa de gestión empresarial 

Un software de gestión empresarial ayuda a la empresa a facilitar tareas para ganar eficiencia y productividad y tener una ventaja competitiva; eso significa que debe garantizar a la empresa que lo use:

• Seguridad con la información que maneja: El software de gestión debe garantizar que su información está segura y que cuenta con copias de seguridad.
• Facilidad de ofrecer informes: Un buen programa de gestión empresarial ofrecerá a los usuarios todo tipo de informes financieros que se requieren para monitorear el seguimiento del negocio de manera eficiente.   

¿Qué es un sistema ERP?

El software ERP es un software para administrar todas las actividades de una organización. ERP significa "Planificación de recursos empresariales" y se define como un software para administrar todos los procesos comerciales que respaldan las operaciones de una empresa. El sistema ERP es un paquete de software específico que implementa una estrategia ERP.

¿Cómo funciona un sistema ERP?

En general, un ERP integrado es una respuesta unificada a una gran cantidad de preguntas comerciales. En forma de módulos independientes, la base de un ERP permite la consolidación de las distintas aplicaciones informáticas.

Todos los módulos de la aplicación comparten una sola base de datos, por lo que los datos estandarizados pueden circular fácilmente y nunca es necesario duplicarlos o volver a ingresarlos.

Funciones del programa ERP

Como se mencionó anteriormente, un paquete de software ERP consta de una serie de módulos que se pueden personalizar según las necesidades de la empresa. Cada módulo corresponde a un área de actividad e incluye un conjunto de funcionalidades asociadas.

Presupuesto y facturación

Estas son las funcionalidades que te permiten registrar las facturas de compra según el tipo de gasto. En el área de ventas, el software ERP ayuda a estudiar presupuestos y facturas de clientes: facturas personalizadas , recordatorios de morosidad, simulación de efectos de descuentos o ajustes de precios, etc.

Gestión de la relación con el cliente (CRM)

El CRM permite a todas las empresas ser más eficientes en todos los ámbitos. Ofrece un mejor seguimiento de los clientes garantizando la rentabilidad de las tiendas y eso permite mejores y mayores ventas.

Contabilidad

En cuanto a la contabilidad, las transacciones contables están automatizadas con gestión de multidivisas y a esto se le conoce como contabilidad multinacional. Las tareas de contabilidad que suelen ser laboriosas, se completan más rápido: se ahorra tiempo, se cometen menos errores y se enfocan en tareas de alto valor agregado.

La gestión del inventario

Para poder gestionar stocks es imprescindible el uso de documentos de proveedores. Por tanto, se sustituye la contabilización del inventario por una gestión automatizada o bien la contabilización se realiza de forma simplificada y guiada.

El sistema ERP consiste en un seguimiento simple de los movimientos de inventario y almacén. Con el sistema de información ERP, el estado del stock se puede consultar fácilmente en tiempo real con la plataforma on cloud .

Producción

La gestión de la producción garantiza la regularización de las existencias de insumos. Este módulo ERP garantiza la gestión de los requisitos del cliente desde los pedidos hasta los programas de producción.

Obtención

Permite a la empresa gestionar las compras desde las órdenes de compra hasta la producción.

Horarios

Las funciones relacionadas con la plantilla consisten en gestionar los horarios y controlar los tiempos de asistencia del personal. La gestión de recursos humanos también incluye las horas de trabajo y la productividad.

PPM o gestión de proyectos

Desde la gestión de proyectos hasta la herramienta PPM (Project Portfolio Management) para la gestión estratégica de una cartera de proyectos, este módulo es una de las herramientas informáticas imprescindibles para el trabajo en equipo.

La gestión de cronogramas permite no solo la programación y gestión de tareas, sino también el seguimiento de proyectos en tiempo real.

Ventajas de un sistema ERP

A pesar de su aparente complejidad, los paquetes de software de gestión tienen muchas ventajas :

• Ganar en productividad: ahorra tiempo al automatizar tareas que consumen mucho tiempo, evita errores contables y tiene acceso a datos relevantes y actualizados en tiempo real. Para que puedas concentrarte en lo esencial y trabajar mejor.
• Un entorno de trabajo único: ahora utiliza un solo software para gestionar todos los aspectos de su negocio. La interfaz de usuario uniforme y el inicio de sesión único le facilitan la vida
• Procesos simplificados: Un ERP te permite estructurar y agilizar tus procesos de trabajo. Toda la empresa se beneficia de una gestión óptima de las actividades, lo que le da más tiempo para centrarse en las tareas estratégicas y la eficiencia.
• Costos operativos reducidos: un solo paquete de software reemplaza sus herramientas existentes, lo que también significa costos de capacitación de software reducidos. A largo plazo, esto conduce al control de costos .
• Una respuesta a tus necesidades: El aspecto modular de un ERP le brinda la posibilidad de construir el software que se adapte a sus actividades y responda a sus problemas específicos 
• Seguridad de tus datos: tus datos están protegidos en una solución en la nube cuando utiliza el software SaaS. Así que no te arriesgas a perderlos y te beneficias de altos estándares de seguridad.
• Una herramienta para la toma de decisiones: Un paquete de software de gestión integral es una herramienta para la toma de decisiones sin precedentes: unicidad de la información, programación, optimización de la gestión de procesos , cuadro de mando con información precisa.
• Un retorno de la inversión: la implementación de varios módulos trabajando juntos da como resultado economías de escala a largo plazo en el retorno de la inversión de su proyecto ERP. Esto ahorra tiempo, aumenta la productividad y la capacidad de respuesta frente al uso de herramientas inapropiadas que impiden la colaboración entre sus departamentos.

Un software de gestión empresarial es de utilidad para aquellas empresas que requieren planear la gestión de procesos de una organización y con ello poder evitar que, de acuerdo al aumento de sus operaciones financieras y contables, se vuelvan un tema difícil de manejar. 

¿Y qué papel juega SAP ERP en todo esto?

SAP ERP es uno de los sistemas de gestión empresarial más reconocidos a nivel mundial. Su robustez, escalabilidad y capacidad de adaptarse a empresas de todos los tamaños lo han convertido en una referencia en el sector.

Gracias a su enfoque modular, las compañías pueden integrar exactamente los procesos que necesitan, desde la contabilidad hasta la cadena de suministro. Además, al tratarse de una solución respaldada por años de experiencia y constante innovación, ofrece un nivel de confiabilidad que pocas plataformas pueden igualar.

Contar con una solución de gestión empresarial no solo mejora la eficiencia operativa, también facilita la identificación de oportunidades, optimiza procesos y potencia la toma de decisiones con herramientas de business intelligence. Ya sea que tu empresa busque reducir costos, aumentar beneficios o competir al nivel de las grandes organizaciones, un ERP puede marcar la diferencia.

En Xamai te ayudamos a realizar una evaluación sobre cuál es la mejor opción para tu negocio, en productos SAP. Nuestro objetivo es ofrecerte una solución a la medida, sin importar el tamaño o giro de tu empresa.

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