Con SAP Concur puedes gestionar sin problema todos los procesos de viajes de negocios en una sola solución
SAP Concur es una herramienta muy demandada en las empresas pues ayuda a administrar de manera efectiva y detallada los gastos de viaje de sus empleados, tales como como los viáticos, viajes de avión, hoteles y otros gastos relacionados con los viajes de trabajo.
Para entender mejor el uso de SAP Concur, piénsalo así: cuando alguien viaja por trabajo, suele juntar muchos recibos. Con SAP Concur, esa persona puede tomarle foto al recibo, subirlo a la app donde se unirá a una base de datos y listo, ¡es todo!.
El sistema organiza todo, calcula cuánto es el reembolso, y hasta puede aprobar automáticamente los gastos si cumplen con las reglas de la empresa.
De igual manera facilita a los jefes y al área de contabilidad tener una visión clara y en tiempo real de la información de cuánto está gastando el empleado en su viaje, en qué se va el dinero y si hay algún gasto fuera de lo permitido.
¿Cómo funciona SAP Concur?
El software verifica de manera automática todo el proceso de gastos de viaje de un empleado de tu empresa, lo que permite el control y visibilidad de cada uno de los gastos que vaya teniendo. Con esta herramienta puedes echar un vistazo a la planificación de viajes desde cualquier lugar y también ver el presupuesto sobre la marcha.
Las ventajas de SAP Concur en tu negocio
La gestión de gastos es muy importante cuando haces viajes de negocios. Recordemos que no solo se debe planificar el viaje en sí, sino también tener siempre una visión de los costos que se van presentando.
Además, después del viaje y de los proyectos emanados de él, todavía tienes muchas otras cosas de las que debes ocuparte, como las facturas, recibos, informes, entre otros datos.
Incluso antes de que comience el viaje, existe mucho trabajo administrativo que va desde la aprobación y la reserva del viaje hasta la contratación del seguro y la facturación, cada actividad toma su tiempo y, por lo tanto, genera costos. Sin embargo, la automatización te ayudará a tener mejor control y transparencia.
Automatiza todo con SAP Concur
Con SAP Concur, se pueden automatizar la gran mayoría de los procesos anteriormente mencionados y además, brindar a los empleados el poder de administrar los viajes corporativos por sí mismos.
Por ejemplo, un empleado puede cargar sus recibos en SAP Concur y de esa manera hacer más eficaz el procedimiento pues no tiene que reenviarlos al departamento de recursos humanos para hacer el procesamiento manual.
Al integrar Concur Expense con el flujo general de viajes, se gana visibilidad sobre los presupuestos, se agiliza la aprobación de reembolsos y se garantiza el cumplimiento de las políticas internas. En pocas palabras, se transforma un proceso engorroso en algo mucho más eficiente y transparente en lo que respecta a las finanzas.
SAP Concur ofrece más ventajas:
- Reducción de costes y esfuerzos dentro de la organización
- Fácil implementación y control del flujo de datos en tiempo real lo que facilita la toma de decisiones
- Procesos rápidos de aprobación de facturas y reportes
- Cumplimiento de responsabilidades fiscales mejorado
- Productividad de integración incrementada
- Uso optimizado para dispositivos móviles
La plataforma central del software reduce la redundancia de datos, lo que permite integrarlos al sistema SAP Concur en tu sistema SAP ERP existente.
Esto significa que los datos se pueden transferir de manera automática de SAP Concur a tu sistema SAP y de esta forma se evitan errores de transferencia.
Las empresas con actividad en Estados Unidos o en otro país se benefician del hecho de que las ventajas fiscales y los sistemas de bonificación específicos de cada país se tienen en cuenta al facturar.
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¿Qué módulos son los que tiene SAP Concur?
SAP Concur se divide en los siguientes submódulos:
- Gastos de viaje
- Gestión de viajes
- Empresa inteligente
- Análisis e Informes
Cada uno de ellos, permite optimizar sus procesos internos relacionados con viajes de negocios y poder planificar los viajes de negocios más fácilmente.
Ofrece una solución que gestiona los costes sobre la marcha y los envía digitalmente al departamento de recursos humanos para llevar la contabilidad.
Para los departamentos de recursos humanos, cada uno de los módulos de SAP Concur proporciona opciones de análisis e informes de administrador que pueden ser utilizados para identificar oportunidades de mejora y mayor experiencia en los negocios.
De esta manera, siempre es posible mejorar los viajes de negocios de tu empresa y es posible brindar a tus empleados un proceso de solución de procesos simple y rápido.
Control-E: la alternativa económica para tu empresa
En Xamai sabemos que no todas las empresas necesitan una solución tan compleja como SAP Concur. Por esa razón desarrollamos Control-E, una plataforma que ofrece funcionalidades similares pero mucho más accesible sobre todo para empresas medianas o en crecimiento.
A diferencia de SAP Concur, Control-E no cobra por usuario y eso representa un ahorro mientras la empresa crece.
Tiene compatibilidad con SAP Business One y SAP S/4HANA, accediendo desde cualquier dispositivo (PC, Tablet, Smartphone) gracias a su diseño, y permite subir comprobantes XML, PDF o imágenes desde distintos navegadores.
Comparativa entre SAP Concur vs Control-E
Ambas plataformas permiten gestionar comprobantes, automatizar procesos y ofrecer visibilidad en tiempo real. Sin embargo, hay diferencias importantes:
- Accesibilidad: Control-E tiene una interfaz moderna compatible con múltiples navegadores, mientras que Concur depende más de su app.
- Captura de comprobantes: SAP Concur reconoce automáticamente ciertos tipos de recibos; Control-E permite subir XML, PDF y fotos sin complicaciones.
- Integración: Ambas se integran con SAP, pero Control-E también trabaja con bases de datos como Microsoft SQL o SAP HANA y permite integrar varios centros de costo directamente desde catálogo SAP B1.
- Costo: Este es uno de los puntos más relevantes. SAP Concur tiene un modelo de licenciamiento por usuario, mientras que Control-E permite escalar sin costo adicional por persona, lo que lo convierte en una opción más rentable.
¿Cuál elegir?
La elección dependerá del tamaño de tu empresa, el volumen de viajes y el presupuesto disponible que tengas y para eso podemos asesorarte en Xamai. Si manejas operaciones complejas, SAP Concur puede ser lo que necesitas. Pero si buscas eficiencia y ahorro sin sacrificar funcionalidad, Control-E es una opción que puede ser ideal para tu negocio..
Ambas plataformas te permiten transformar un proceso tedioso en algo más ordenado y transparente. Lo importante es elegir la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades y al tamaño de tu organización.
En conclusión
Ya sea que los empleados viajen a expos comerciales, cursos de capacitación o a realizar la captación de clientes: los viajes de negocios son parte de la rutina diaria para la mayoría de las empresas.
Con ellos es posible establecer una mejor conexión con el cliente a través de contactos personales, alianzas de negocios, entre otras cosas.
Sin embargo, es muy importante preparar y hacer un seguimiento de los viajes de negocios, evitando que sea un proceso que requiere mucho tiempo.
Con SAP Concur o Control - E puedes gestionar sin problema todos los procesos de viajes de negocios en una sola solución.
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