La Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés) es una tecnología que utiliza software de inteligencia artificial (IA) y robots virtuales para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas en sistemas informáticos.
RPA busca emular y realizar las mismas acciones que un ser humano llevaría a cabo en una interfaz de usuario, interactuando con aplicaciones, capturando datos, realizando cálculos y ejecutando acciones predefinidas.
Cuando hablamos de la Automatización Robótica de Procesos específicamente para automatizar tareas dentro del entorno de SAP, hablamos de ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia y precisión de sus procesos, reducir errores y liberar a los empleados de tareas repetitivas y tediosas.
Tareas que pueden automatizarse con RPA:
Registro de datos en SAP GUI: Introducir datos de forma automatizada desde archivos externos o fuentes dentro de SAP.
Procesamiento de facturas: Automatizar la recepción, validación y contabilización de facturas en SAP.
Gestión de pedidos: Automatizar el procesamiento y seguimiento de pedidos de clientes en SAP.
Conciliación de cuentas: Automatizar el proceso de conciliación de cuentas en SAP.
Actualización de registros maestros: Automatizar la actualización de información en los registros maestros de SAP.
Es importante tener en cuenta que la RPA no es una solución de integración de sistemas, sino que se enfoca en automatizar tareas de nivel superficial, trabajando a través de las interfaces de usuario existentes.
Si bien puede ofrecer una mejora significativa en la eficiencia de los procesos, RPA también tiene limitaciones, ya que no proporciona una solución para la integración profunda de sistemas o el procesamiento de datos no estructurados.
¿Qué es SAP Intelligent RPA?
SAP Intelligent RPA es una plataforma de automatización robótica de procesos que permite a las organizaciones automatizar tareas repetitivas y manuales dentro de sus procesos comerciales.
Con SAP Intelligent RPA, las empresas pueden crear, implementar y gestionar robots virtuales que interactúan con aplicaciones y sistemas existentes de manera similar a cómo lo haría un ser humano. Estos robots pueden llevar a cabo una variedad de tareas, como ingresar datos en sistemas de plataformas como Microsoft entre otros, extraer información de documentos, realizar cálculos y manipular datos, entre otras funciones.
La plataforma SAP Intelligent RPA está diseñada para ser amigable para los usuarios no técnicos, lo que permite a los equipos comerciales y de TI colaborar para crear y mantener los robots de automatización. Con su enfoque basado en la nube, SAP Intelligent RPA proporciona una forma escalable y segura de implementar la automatización en toda la organización.
¿Qué puede hacer la automatización de SAP por tu empresa?
La automatización de SAP puede ofrecer numerosos beneficios a tu empresa, optimizando procesos, aumentando la eficiencia y reduciendo costos. Algunos de los beneficios más destacados son:
1. Eficiencia operativa: La automatización de procesos en SAP permite realizar tareas repetitivas y rutinarias de manera más rápida y precisa, lo que aumenta la productividad y libera tiempo para que los empleados se enfoquen en tareas más estratégicas.
2. Reducción de errores: Al minimizar la intervención humana en procesos, se reducen las posibilidades de errores humanos, lo que mejora la calidad de los datos y la toma de decisiones basadas en información precisa.
3. Ahorro de costos:Al reducir la necesidad de intervención manual y optimizar los procesos, se pueden disminuir los costos operativos y administrativos asociados con la gestión de sistemas SAP.
4. Cumplimiento normativo: La automatización puede ayudar a garantizar el cumplimiento de regulaciones y políticas internas, ya que se aplican reglas predefinidas a las actividades realizadas en el sistema.
5. Mejora de la experiencia del cliente: La automatización puede agilizar los procesos de ventas y servicio al cliente en SAP, lo que se traduce en una experiencia más rápida y satisfactoria para los clientes.
6. Gestión de inventario y logística: La automatización de SAP puede ayudar a optimizar el seguimiento de inventario, la gestión de compras y la logística, asegurando una cadena de suministro más eficiente.
7. Análisis y reportes: La automatización puede generar informes y análisis de datos en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones basadas en información actualizada.
8. Integración con otros sistemas: Puede integrarse con otros sistemas de la empresa, lo que permite una mejor sincronización de datos y procesos entre diferentes departamentos.
¿Quién usa SAP Intelligent RPA?
SAP Intelligent Robotic Process Automation está diseñada para ser utilizada por una amplia gama de usuarios, entre los que se incluyen:
- Desarrolladores de RPA: Profesionales de TI o desarrolladores con experiencia en programación y automatización que crean y diseñan los robots de software utilizando el entorno de desarrollo proporcionado por SAP Intelligent RPA.
- Expertos en procesos de negocio: Personas que tienen un profundo conocimiento de los procesos empresariales y trabajan junto con los desarrolladores de RPA para identificar oportunidades de automatización y definir los flujos de trabajo de los robots
- Líderes de TI y de negocios: Gerentes, directores o ejecutivos que supervisan la implementación de la automatización y toman decisiones estratégicas sobre cómo utilizar SAP Intelligent RPA para mejorar la eficiencia y la productividad de la organización.
- Usuarios finales: Aquellos empleados que interactúan con los robots o se benefician del proceso automatizado en su día a día, al liberarlos de tareas manuales y repetitivas para que puedan enfocarse en tareas de mayor valor.
SAP Intelligent RPA se adapta a diferentes roles y niveles de habilidades, lo que permite a las organizaciones involucrar a varias personas en el proceso de automatización para aprovechar al máximo sus capacidades y beneficios.
¿Cómo funciona la RPA?
Los robots de RPA interactúan con las interfaces de usuario de SAP de la misma manera que lo haría un empleado humano, permitiendo la ejecución de procesos complejos y rutinarios de manera rápida y precisa, reduciendo errores y liberando recursos humanos para tareas más estratégicas.
El funcionamiento de RPA en SAP generalmente implica los siguientes pasos:
- Identificación de procesos:
Se determinan los procesos que se pueden automatizar y que son adecuados para la RPA. Estos suelen ser procesos que implican tareas repetitivas, de alto volumen y que siguen reglas bien definidas. - Configuración del robot:
Se configura el robot de RPA para que pueda interactuar con la interfaz de usuario de SAP. El robot utilizará tecnologías como OCR (Optical Character Recognition) para leer y comprender la información en pantalla y tomar decisiones basadas en reglas predefinidas. - Desarrollo del flujo de trabajo:
Se crea el flujo de trabajo del proceso a automatizar. Esto implica especificar las acciones que el robot realizará en SAP y las reglas que seguirá para tomar decisiones. - Ejecución del robot:
Una vez que el flujo de trabajo está configurado y probado, el robot puede ser activado para que realice las tareas en SAP de forma autónoma, ya sea según un horario programado o como respuesta a eventos específicos. - Monitoreo y mantenimiento:
Es importante monitorear el rendimiento del robot y asegurarse de que esté funcionando correctamente. Además, se debe realizar el mantenimiento adecuado para actualizar los flujos de trabajo cuando sea necesario y asegurarse de que el robot siga siendo eficiente y preciso.
La RPA en SAP puede ser utilizada para una variedad de tareas, como la creación de pedidos, la actualización de registros de clientes, la gestión de facturas, el procesamiento de pagos, entre otros. Al automatizar estos procesos, las empresas pueden mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y liberar a su personal para enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor añadido.
A través de un análisis detallado, en Xamai te podemos ayudar a diseñar soluciones RPA personalizadas que se integren perfectamente en el entorno SAP existente, garantizando una transición fluida y eficiente.