Entiende el flujo del Procurement paso a paso: desde la identificación de la necesidad hasta el pago. Mejora tu gestión de proveedores y competitividad.
Procurement es un proceso totalmente ordenado e integral que utiliza cualquier empresa para la adquisición de bienes, servicios, materias primas y suministros que necesita para operar. Con este proceso se garantiza que la empresa obtenga el valor óptimo por cada peso gastado en sus insumos.
El flujo del proceso de adquisición de bienes
Cuando hablamos del procurement, nos enfocamos en toda la secuencia de pasos que ocurre desde que se identifica una necesidad dentro de la empresa hasta que se recibe el bien y/o servicio y se realiza el pago al proveedor.
Las actividades que se incluyen son las siguientes:
- Buscar y evaluar a los proveedores y socios comerciales que puedan suministrar lo necesario.
- Establecer en contratos, todo lo referente a precios, términos, condiciones de entrega y calidad.
- Crear y emitir la orden de compra que es el documento formal que autoriza la adquisición.
- Monitorear y gestionar el presupuesto asignado a las compras para así controlar todos los gastos
- Verificar que la mercancía o servicio cumpla con lo acordado y procesar la factura correctamente.
Impacto que tiene
Aunque podría parecer que solo se refiere a eso, el Procurement es mucho más que solo hacer compras, es un proceso que afecta de manera directa a varias cosas:
- Rentabilidad: Una buena gestión de compras reduce los costos de adquisición y aumenta los márgenes de ganancia.
- Productividad: Asegura el suministro continuo y de alta calidad de los insumos, evitando interrupciones en la producción u operación.
- Competitividad: Permite a la empresa obtener mejores condiciones que sus rivales, ya sea en precio o en calidad de los materiales.
Procurement es el sistema que convierte la necesidad de insumos en una operación fluida, controlada y eficiente dentro de la empresa y para la correcta gestión de la cadena de suministro.
Importancia del procurement en las empresas
El procurement es vital porque influye directamente en la disponibilidad de materiales, el nivel de gastos y la calidad del producto final. Si una empresa tiene fallas en su proceso de compra, pronto lo notará en áreas como fabricación, logística, planeación y hasta en la experiencia de los consumidores.
Además, conforme los negocios crecen, el procurement impulsa:
Disponibilidad y continuidad.
La correcta identificación de necesidades evita interrupciones y garantiza el buen funcionamiento de toda la organización.
Optimización del presupuesto.
La compra inteligente, basada en análisis, automatización y datos, permite mejorar la toma de decisiones y reducir gastos innecesarios.
Relaciones importantes con proveedores.
Una buena gestión de proveedores abre acceso a mejores precios, soporte técnico, tiempos de entrega y hasta proyectos de innovación.
Competitividad y eficiencia.
Un proceso de procurement bien diseñado ayuda a que las empresas sean más rápidas, eficientes y rentables frente a sus competidores.
Sin procurement no hay cadena de suministro funcional.
Indicadores clave y evaluación del desempeño
Para saber si un área de procurement está haciendo bien su trabajo, es necesario revisar algunos indicadores o KPIs que permiten medir el rendimiento de cada parte del proceso, a continuación te mencionamos algunos de los más comunes en organizaciones grandes y medianas:
Costo por orden de compra.
Evalúa cuánto cuesta emitir, procesar y dar seguimiento a cada orden; actualmente con los procesos automáticos se puede reducir el costo de forma drástica.
Eficiencia del aprovisionamiento.
Mide qué tan bien se identifica y satisface la necesidad real de productos, materiales o servicios, evitando compras duplicadas o urgentes.
Cumplimiento de entrega.
Analiza si los proveedores cumplen con los tiempos, cantidad y calidad establecidos en los contratos.
Ahorros generados.
Compara precios negociados contra precios del mercado y revisa el impacto real en el presupuesto.
Índice de retroalimentación y comunicación.
Ayuda a entender si hay buena relación interna con los departamentos que utilizan los productos adquiridos.
Participantes en la cadena de suministro
El procurement involucra personas, tecnologías y áreas completas, por lo que debes saber que dentro de la cadena de suministro intervienen varios protagonistas:
El comprador.
La persona encargada de la adquisición, de evaluar propuestas, revisar precios, negociar y emitir órdenes de compra.
Los proveedores.
Empresas que venden bienes, materias primas o servicios. Su desempeño define la estabilidad del suministro.
Finanzas y contabilidad.
Revisan facturación, presupuestos, validación de gastos y pago puntual.
Almacén y logística.
Gestionan el almacenamiento, disponibilidad, recepción de mercancía y control del inventario.
Áreas internas usuarias.
Quienes solicitan materiales, equipos, herramientas o servicios para operar día a día.
Todos estos elementos forman parte de un ecosistema que debe funcionar coordinado, con buena comunicación y reglas claras para que no haya confusiones ni retrasos.
Proceso y etapas del procurement
Aunque cada empresa es diferente y tiene variaciones, el proceso de compra o proceso de procurement suele seguir estas etapas:
1. Identificación de necesidades
Es el momento en que un área detecta que requiere un producto, servicio o pieza para continuar su operación.
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2. Solicitud interna
Se documenta la necesidad para tener claridad en especificaciones, cantidad y tiempos.
3. Búsqueda y selección de proveedores
Aquí se revisan opciones, se solicitan cotizaciones, se evalúan capacidades y se comparan condiciones.
4. Evaluación y negociación
El comprador analiza propuestas, precios, tiempos de entrega y servicios adicionales para tomar una decisión objetiva.
5. Orden de compra
Se emite la orden de compra con todos los detalles del acuerdo: cantidades, precios, fechas, términos y condiciones.
6. Recepción y almacenamiento
La mercancía llega, se revisa y se almacena conforme a los procedimientos.
7. Facturación y pago
Contabilidad revisa documentos, valida montos y procesa el pago al proveedor.
8. Seguimiento y retroalimentación
Se evalúa el desempeño del proveedor y se registra información para mejorar futuras decisiones.
Estas etapas forman parte del ciclo source to pay, considerado el estándar en la gestión de procurement moderna.
Procurement sostenible y mejores prácticas
Hoy, las empresas ya no solo buscan buenos precios, también buscan proveedores responsables, eficientes y alineados con sus valores por lo que se ha impulsado el concepto de procurement sostenible, donde entran factores como:
- cumplimiento de regulaciones,
- impacto ambiental,
- prácticas éticas,
- responsabilidad social,
- transparencia en el proceso,
- reducción de desperdicios.
Las mejores prácticas incluyen políticas claras, automatización, uso de herramientas de seguimiento, auditorías periódicas y una gestión responsable del presupuesto.
Tecnología y digitalización en procurement
Tiempo atrás, el equipo de compras hacía todo el proceso que hemos mencionado antes, con llamadas, papeles y hojas de cálculo de Excel; sin embargo la transformación digital ha llegado para acelerar el trabajo y sin errores.
El centro de control: e-Procurement
- Son plataformas o software que funcionan en la nube.
- Sirve para manejar todo el proceso de compra (desde pedir algo hasta pagarlo) en un solo lugar.
- Su ventaja es que da visibilidad total. Sabes exactamente dónde está cada pedido, cuánto has gastado y si los proveedores están cumpliendo.
El poder e influencia que tiene la digitalización
Herramientas de la digitalización, ayudan en la correcta función del equipo de Procurement de la siguiente manera:
- Las tareas repetitivas (como enviar recordatorios o generar documentos) se hacen solas y de manera automática.
- Las computadoras analizan en velocidades récord, los precios y los datos.
- Al automatizar, se cometen menos fallas al ingresar datos o calcular cifras.
- Es más fácil rastrear cada movimiento (de dónde vino el producto, quién lo aprobó) y los datos están más seguros.
Tipos y gestión de procurement
Dependiendo del giro del negocio, el procurement puede enfocarse en distintos tipos de adquisición:
Procurement directo.
Bienes o materias primas que se usan para producir o fabricar.
Procurement indirecto.
Servicios y productos que apoyan a la operación, como mantenimiento, tecnología o servicios públicos.
Procurement estratégico.
Centrado en análisis profundo, negociaciones de largo plazo y optimización de la cadena.
Procurement operativo.
Más enfocado en las actividades del día a día.
Cualquier tipo requiere una buena gestión del aprovisionamiento para garantizar disponibilidad, continuidad y control de gastos.
FAQ
¿Procurement y purchasing son lo mismo?
No exactamente. Procurement abarca todo el proceso; purchasing es solo la compra.
¿Qué papel juega la tecnología?
Permite automatizar tareas, mejorar el seguimiento, aumentar la transparencia y reducir errores.
¿Cómo se mide el éxito del procurement?
Con indicadores como ahorro, cumplimiento de entrega, eficiencia y desempeño del proveedor.
¿Qué beneficios trae un buen proceso de adquisición?
Mejor control de gastos, continuidad operativa, relaciones más fuertes con proveedores y mayor competitividad.
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