Actualizado: 07/10/2024
¿Cómo es el proceso de facturación electrónica usando SAP Business One? Te explicamos todo a continuación.
La emisión de comprobantes fiscales en México es regulada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT que establece disposiciones fiscales que deben cumplirse en ciertos periodos.)
Cuando una empresa inicia operaciones, tienen la opción de emitir facturas en formato electrónico o en papel, según los estándares establecidos por la autoridad fiscal; sin embargo cada documento debe estar perfectamente validado para que cumpla con la normativa que es impuesta en materia hacendaria.
En este proceso, surge la necesidad de emitir o expedir una factura.
Facturas electrónicas
Las facturas electrónicas, también conocidas como Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), ofrecen la posibilidad de emitir la comprobación de una transacción monetaria, de manera sistematizada y avalada por las autoridades fiscales.
Para emitir un CFDI, es necesario cumplir con los requisitos que solicita el SAT para cualquier sistema de facturación electrónica:
- Firma electrónica avanzada
- Sello digital del SAT
- Código QR que permite la verificación de la autenticidad del comprobante.
Por su parte, las facturas en papel, aunque aún permitidas para ciertos contribuyentes, están sujetas a un mayor control por parte de las autoridades fiscales; pero para efectos de este artículo nos enfocaremos en la facturación electrónica que es un proceso cada vez más común gracias a su eficiencia y rapidez.
Los elementos esenciales requeridos por la ley para cualquier tipo de factura es contener:
- Fecha de emisión,
- RFC del emisor y del receptor,
- Descripción de los bienes o servicios,
- Importe total.
Las obligaciones fiscales de las empresas mexicanas
En México, las empresas deben entregar al SAT cada periodo de tiempo, su facturación electrónica timbrada, su catálogo contable, balanzas de comprobación y, en algunos casos, el auxiliar de folios asociados a la facturación electrónica emitida y/o recibida.
Para la certificación de las facturas electrónicas, las empresas deben apoyarse en un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) pero de igual manera hay otros trámites que se realizan directamente a través del portal del SAT que ofrece acceso inmediato con algunas claves de acceso como el correo electrónico del cliente y su respectiva contraseña.
El papel de SAP Business One en la Facturación electrónica
SAP Business One ha agregado desde sus primeras versiones, un módulo eficaz para generar archivos electrónicos, una pieza fundamental en todo lo referente al proceso de facturación electrónica.
Este módulo puede generar documentos digitales y con ello facilitar la integración con otros sistemas mediante el intercambio electrónico de datos (EDI). Con este módulo de formatos electrónicos, es posible recibir estados de cuenta, dispersar pagos y crear documentos electrónicos.
Para la generación de estos documentos, SAP cuenta con formatos predefinidos que por sí mismos cumplen con los requisitos mínimos de facturación electrónica en los distintos países donde opera y con ellos garantizar el cumplimiento fiscal de los negocios.
Es importante mencionar que estos formatos no cubren todos los escenarios posibles sobre todo con el paso del tiempo y las nuevas leyes que entran en vigencia en México.
Cuando esto pasa, es necesario desarrollar y programar un complemento con el cual pueda trabajar SAP Business One y esto solo es posible en colaboración con proveedores de facturación autorizados por SAP.
En la mayoría de los casos, se utilizan los formatos predefinidos. No obstante, cuando las disposiciones fiscales cambian y los parches de las nuevas versiones de SAP aún no incluyen las actualizaciones necesarias, es necesario recurrir a herramientas adicionales como Factur-E y Conta-E, que ayudan a adaptar el sistema a las normativas fiscales que van entrando en vigencia.
Factur-E y Conta-E
Factur-E y Conta-E son herramientas que no operan directamente sobre las funciones de SAP, sino que trabajan desde la lectura de la base de datos, gracias a ello, aprovechan la información almacenada y les permite tener una correcta extracción de datos faltantes para los archivos de facturación y contabilidad electrónica.
Gracias a ello, es sencillo acceder y administrar los datos, lo que mejora la eficiencia en los procesos fiscales y brinda una solución en tu proceso de facturación.
Una de sus grandes ventajas de estas herramientas es la conexión con diversos PACs, lo que permite cambiar de proveedor en caso de que surja algún problema, incrementando así la probabilidad de timbrado pues se tiene a la mano un pool de PACs para poder elegir.
Además de resolver temas de facturación electrónica, estas herramientas también hacen más eficiente la administración de la contabilidad electrónica pues brindan servicios de análisis de datos para la declaración de impuestos.
En el caso de Conta-E, existe un módulo para la administración de la facturación de proveedores de un producto. Lee las facturas recibidas a través del correo electrónico, analiza la compra realizada y permite asociar automáticamente los datos de facturación dentro de SAP, permitiendo la integración de los procesos contables.
También te brinda la opción de verificar si los proveedores tienen problemas fiscales o si se encuentran en listas negras del SAT, y, si es necesario, te permiten cancelar el proceso de pago o facturación para que no incurras en un delito fiscal.
Otra ventaja de Conta-E es la posibilidad de contratar servicios analíticos adicionales basados en la contabilidad y la facturación de los proveedores, esto ayuda a tener una visión más profunda de las finanzas y de los procesos fiscales que deben cumplir los usuarios.
Entonces ¿Tu facturación está limitada con Business One?
No. Si bien es cierto que SAP Business One tiene algunas limitantes en su formato nativo para cumplir con las disposiciones fiscales que constantemente se actualizan en México; las herramientas complementarias que brindamosen Xamai de forma exclusiva con Conta-E y Factur-E, hacen mucho más efectivo el proceso de facturación y el usuario puede estar seguro que se cumplirá en tiempo y forma con la normativa fiscal.
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