Te explicamos paso a paso cómo realizar el cierre del periodo anual de SAP Business One y los posibles errores que podrías presentar.
A medida que el año llega a su fin, también llega el momento de realizar el tan necesario cierre de año para SAP Business One. El cierre del año financiero es un proceso anual que es crucial para la continuidad del proceso financiero.
Los beneficios del cierre del periodo anual
Dentro de la contabilidad, el cierre del período permite tener un registro de las transacciones en la base de datos de forma organizada para poder recuperar fácilmente la información.
También garantiza que las transacciones se registren correctamente, independientemente de cómo se ingresaron en el sistema. Además, el cierre de los períodos financieros te ayuda a asegurar de que los informes de fin de período que ejecute serán precisos garantizando a la empresa que los presupuestos, las previsiones, la planificación y los informes tanto internos como externos, reflejan información correcta y actualizada.
El cierre del ejercicio consiste en un balance anual, una cuenta de resultados anual y un anexo con información adicional (informe anual), que se deben crear para cumplir con las obligaciones legales que tenemos en México. Antes de poder cerrar un ejercicio fiscal en la contabilidad financiera desde una perspectiva contable, es necesario realizar medidas preparatorias en la contabilidad de activos.
Cómo cerrar un ejercicio financiero en SAP Business One
Como primer paso es importante iniciar en el módulo de Gestión, y visualización del sistema de períodos contables y una vez dentro, revisar que los periodos que vamos a cerrar, se encuentren en modo cierre.
Esto significa que deben tener la opción de cierre activa o que no estén bloqueados. En caso de que los periodos que necesitamos cerrar estén bloqueados, no podrá hacerse el cierre anual.
Algo que debemos cuidar dentro del módulo de finanzas, en el plan de cuentas de ingresos, es que todas nuestras cuentas deben estar válidas para realizar el proceso. Verifica que no estén inactivas.
Para efectos del cierre hay que tener habilitadas dos cuentas:
- Una donde va a recaer el resultado de las cuentas de resultados de pérdidas y ganancias
- Y otra que será la cuenta de cierre para las cuentas de balance
Una vez que están listas las cuentas y que tenemos los periodos desbloqueados y/o en modo de cierre, pasamos al Módulo de Gestión, en el apartado de Utilidades y seleccionamos la opción: Cierre de periodo.
En este apartado deben estar habilitadas las cuentas del catálogo así como la parte de socios de negocio. Seleccionamos el periodo a cerrar e indicamos al sistema la asignación de cuentas.
Una vez que tenemos las cuentas seleccionadas y los periodos que están listos para realizar el cierre, seleccionamos la opción ejecutar: es ahí donde y el sistema abre la ventana con el listado de contabilizaciones de cuentas.
Para efectos de saldo final podemos poner referencias y fechas de vencimiento y documentos; una vez hecho lo anterior, se seleccionan las cuentas con movimientos y se ejecuta el proceso.
Igualmente hay una opción para ejecutarlo posteriormente, simplemente guardando la información que ya hemos
Cuando ejecutamos el proceso de cierre, el sistema hace las pólizas. Al finalizar este podemos revisar en la parte de finanzas dentro del catálogo de cuentas, la cuenta de utilidad del año correspondiente y veremos los resultados obtenidos.
Si el cierre está hecho de manera correcta, la cuenta de balance deberá estar en ceros. Si hay algunos saldos querrá decir que hay alguna contabilización para la cual no se hizo el cierre en alguna cuenta contable.
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Manejo de errores durante el cierre del ejercicio
A continuación te vamos a explicar algunos de los errores que pueden ocurrir durante el cierre del año, junto con los métodos para corregirlos.
Errores debidos al cálculo de la depreciación
Si se producen errores en la amortización, selecciona la función Recalcular valores en los datos maestros del activo fijo. Probablemente recibas un mensaje de error con explicaciones textuales adicionales o el error se corregirá mediante el recálculo.
Una vez corregido el error, es posible que los valores de amortización planificados hayan cambiado. Por lo tanto, puedes hacer otra ejecución de contabilización de amortización.
La depreciación planificada no se registró completamente en el libro mayor
Si la depreciación no se ha contabilizado en su totalidad, realiza una ejecución de contabilización de depreciación.
Los valores del balance general no se registraron completamente en el libro mayor
En este caso, realiza la contabilización periódica de los valores del balance.
No se fijó la fecha de capitalización
Si no se ha establecido la fecha de capitalización, verifica si todas las clases de activos para los activos en construcción se han ingresado correctamente en la pantalla inicial de la transacción de cierre de fin de año.
Es normal que los ingresos y gastos en construcción no se capitalicen. Cuando ingresas las clases de activos para los activos en construcción en la pantalla inicial, estos activos quedan exentos de la verificación para ver si los activos están capitalizados.
Si los activos con este error no son activos en construcción, configura la fecha de capitalización manualmente en tus registros maestros. Luego, realiza una ejecución de contabilización de depreciación.
Errores en la actualización del valor base asegurable
El problema suele ser que faltan cifras de índice para el ejercicio que se está cerrando. Actualiza las cifras de índice que faltan. Ve a la actualización de datos maestros del activo e ingresa a la pantalla de datos de seguros y selecciona la función de cambio de ejercicio.
Las series de índices no existen
Para que el valor base asegurable indexado se actualice, es necesario mantener la serie de índices correspondiente al ejercicio fiscal que se está cerrando. Si las cifras de índice no están disponibles al momento del cierre del ejercicio, se deben utilizar cifras de índice estimadas. Cuando se disponga de las cifras de índice correctas, se debe revertir el cierre del ejercicio y realizarlo nuevamente.
Activos incompletos
Se deben completar todos los registros maestros de activos incompletos que se identifiquen durante el cierre del año. Existe un informe especial para seleccionar los activos incompletos y analizar el motivo de su incompletitud.
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Si tienes alguna duda respecto a tu cierre anual SAP Business One, no dudes en escribirnos y te orientaremos en Xamai en tu proceso.
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