Implementar un ERP no siempre es fácil, de hecho, la implementación de un ERP es un proceso complejo, largo y progresivo que puede tener riesgos para la empresa en caso de que no sea correctamente implementado.
En este artículo, exploraremos detalladamente cada fase necesaria para lograr un despliegue exitoso con SAP Business One. El objetivo es asegurar que el cliente se beneficie plenamente de tener un ERP funcional, especialmente adaptado para cualquier tipo de empresa, incluyendo las PyMEs.
Desde la planificación inicial diagnóstico de la situación hasta la implementación y el soporte continuo, cada etapa juega un papel crucial en el éxito y la eficacia del sistema ERP para mejorar la gestión empresarial.
Pasos para la implementación de SAP ERP
Al momento de realizar la implementación de SAP, se requiere de experiencia y un equipo confiable.
Recuerda que en Xamai, somos el partner número 1 de SAP en México por lo que conocemos los procesos de negocio de cada cliente y aplicamos la metodología y programa adecuado a los proyectos de las empresas.
Paso 1: Diagnóstico de la situación
Antes de embarcarte en la implementación de SAP ERP, es esencial realizar un exhaustivo diagnóstico de la situación actual de tu empresa. Aquí te dejo una lista de preguntas que te ayudarán a evaluar si SAP ERP es la solución adecuada para tus necesidades:
- .Satisfacción de necesidades actuales: ¿Tu sistema de información y herramientas actuales siguen satisfaciendo las necesidades de tu empresa?
- Mejora de eficiencia y competitividad: ¿Es este el sistema de información que necesitas para mejorar la eficiencia y competitividad de tu negocio?
- Apoyo a largo plazo: ¿Pueden las herramientas a disposición apoyar el desarrollo de tu negocio en el corto, mediano y largo plazo?
- Cumplimiento de objetivos de transformación digital: ¿Son capaces de cumplir tus objetivos de transformación digital e innovación?
- Satisfacción de los colaboradores: ¿Tus colaboradores están satisfechos con el sistema de información actual?
- Funcionalidades necesarias para una PYME: ¿Cuáles son las funciones que deben cubrir las funcionalidades de un ERP para tu PYME?
Responder estas preguntas te ayudará a estimar tus necesidades y definir el alcance técnico y funcional de tu nueva solución ERP, lo que te permitirá elegir el paquete de software de gestión integral más adecuado para tu empresa.
Recuerda que en Xamai, como el partner número 1 de SAP en México, estamos aquí para guiarte en este proceso y asegurarnos de que tomes la mejor decisión para el crecimiento de tu negocio.
Paso 2: elegir la solución ERP
La elección de la solución más adecuada se realiza en función del diagnóstico establecido, ya que Xamai dispone de varias soluciones SAP, pero no todas se adaptan a las especificaciones de tu empresa en cuanto a funcionalidades.
Como proveedor, debemos buscar la solución SAP ideal según la cobertura funcional requerida, el nivel de integración y configuración, la escalabilidad de la nueva solución y el nivel de soporte ofrecido.
Para tener éxito en este paso, deberás establecer un equipo de proyecto para producir las especificaciones y administrar el proyecto de implementación de SAP ERP. También es esencial involucrar a la administración y a los usuarios finales.
Con la ayuda de Xamai, revisa las distintas soluciones SAP disponibles que tenemos como proveedores y compáralas con las especificaciones definidas por tu equipo. Analiza la capacidad de cada solución para cumplir con tus requisitos y selecciona la que mejor se ajuste a tus necesidades pues hay una gran cantidad de requerimientos técnicos, de hardware y software que se deben tener en cuenta.
Paso 3: comunicación con todos los colaboradores
Tus colaboradores son un elemento clave para el éxito de tu proyecto de integración SAP, pues ellos conocen todos los problemas y desafíos de cada servicio y será necesario involucrarlos y mantener una comunicación efectiva con ellos en todas las fases de este proyecto.
Esta comunicación deberá ser realizada por el equipo de proyecto y se basará en los beneficios y ventajas de esta solución, las etapas de su implementación, las funcionalidades de SAP a implementar y la evaluación de sus expectativas de acuerdo a su servicio.
Tienen como objetivo reducir su resistencia al nuevo cambio y crear un espíritu de cooperación dentro del equipo.
Paso 4: lanzamiento del despliegue de un ERP con SAP Business One
Después de haber establecido una comunicación efectiva con tus colaboradores, es hora de configurar tu nuevo sistema SAP, esta configuración pasa por tres etapas :
- La integración o despliegue del ERP, dónde la producción debe realizarse en armonía con el sistema de información existente.
Antes será necesario actualizar la infraestructura y proceder a la migración de la base de datos de las distintas herramientas a la base de datos de SAP. - Configuración: este es un paso importante que le permitirá adaptar las funcionalidades de tu ERP a las especificaciones y problemas identificados durante el paso de diagnóstico.
Para una óptima eficacia, se recomienda que esta configuración sea realizada por profesionales con experiencia en el ramo y en el producto seleccionado. - Pruebas: este es un paso que no debe pasarse por alto y debe ser realizado por los usuarios finales, el equipo del proyecto debe tomar las opiniones y retroalimentación de los usuarios para proceder, si es necesario, con correcciones o modificaciones a la solución.
Paso 5: Capacitación de usuarios con SAP Business One
Una vez implementado SAP Business One u otro producto SAP, para aprovechar al máximo sus capacidades, es fundamental capacitar a los empleados para que dominen esta nueva herramienta y trabajen de manera independiente.
Paso 6: Evaluar el retorno de la inversión de la nueva solución
Para realizar esta evaluación del ROI debes identificar y medir las ventajas y beneficios de tu nueva solución ERP a través del establecimiento de indicadores de desempeño relevantes y adecuados para cada departamento de tu empresa y luego compararlos con los costos de implementación.
Finalmente, si bien el proceso de implementación de un ERP con SAP Business One debe realizarse de manera metódica, sigue siendo fundamental para una implementación exitosa y para aprovechar las ventajas y beneficios de la solución escalable SAP Business One que se puede adaptar a la desarrollo y crecimiento de su negocio a través de nuevas funciones y actualizaciones periódicas.
¿Cómo procede una implementación exitosa de SAP?
La duración del proyecto para la implementación de un sistema ERP es una información importante que te debe interesar como empresario desde un inicio.
Factores como el tamaño de tu empresa, la complejidad de los procesos comerciales, la adaptabilidad de la organización estructural y de procesos, las interfaces necesarias para sistemas de terceros y los recursos disponibles para todos los participantes del proyecto influyen en el período de tiempo de su proyecto.
SAP Business One se puede implementar en solo unos días. La duración total del proyecto depende de la complejidad de los requisitos y, por lo tanto, también puede abarcar varios meses.
Para estar siempre al tanto de los cronogramas y los recursos, se da gran importancia al intercambio regular con todos los participantes del proyecto y al control continuo del tiempo y la planificación de hitos.
Las PyME confían en SAP Business One
Como solución ERP rentable y fácil de implementar, SAP Business One se desarrolló especialmente para empresas medianas. Es parte de la familia de productos SAP.
A diferencia del gran SAP S/4HANA, la gama de funciones de B1 está orientada a los requisitos de las pequeñas y medianas empresas. Gracias a una gran cantidad de complementos, el sistema de gestión de mercancías se puede ampliar de forma flexible, dependiendo de los requisitos, y por lo tanto es solo ligeramente inferior a S4 HANA.
La importancia de la implementación de SAP
SAP ayuda a las empresas a operar de manera rentable, a estructurar y automatizar los procesos comerciales.
La solución empresarial combina todas las funciones básicas y admite, entre otras cosas, las áreas de administración, contabilidad financiera, procesamiento bancario, ventas, compras, gestión de relaciones con los clientes (CRM), control de inventario, producción, contabilidad interna e informes.
Los empleados pueden procesar la información de manera más efectiva, lo que permite a los gerentes tomar decisiones comerciales informadas. El alto nivel de eficiencia crea margen para la creatividad y nuevos desarrollos en el entorno profesional.
Los propietarios y gerentes de línea de negocio siempre tienen acceso a una vista precisa, consistente y actualizada en tiempo real y con un único sistema, en toda la empresa, accesible desde cualquier lugar a través de la nube.
Los servicios de Xamai para la integración funcional y rentable de SAP B1 los tenemos a tu disposición con cualquiera de nuestros consultores; y si tienes alguna duda al respecto, o deseas más información sobre algún producto en especial de SAP o con el presupuesto que tienes destinado para la implementación SAP, ponte en contacto con nosotros.