¿Cuáles son los tipos y grados de control de proveedores?

Conoce los tipos y grados de control de proveedores, cómo evaluar riesgos y qué herramientas ayudan a mejorar la gestión y el cumplimiento en tu empresa.

Como dueño de una empresa, sabes que tus proveedores son tu pilar fundamental para tener materias primas, productos, equipos y todo lo necesario para que puedas operar; debes tener la calidad de los suministros y una buena red comercial para tener un impacto positivo en tus resultados de ventas.

Tener un buen control de proveedores es importante porque con eso vas a evaluar el desempeño de tus socios comerciales y definir el nivel de supervisión que necesita cada relación con ellos. En este artículo, conoceremos sus principales tipos y grados, pero también las herramientas que pueden ayudar a organizar todo el contenido de este proceso

¿Qué es el control de proveedores?

Son todos los criterios, procedimientos y actividades que una empresa usa para poder evaluar y supervisar a las organizaciones que le suministran productos o servicios. ¿Con qué fin? El de comprobar que los proveedores cumplan con las condiciones que se acuerdan para que no tengan un mal desempeño que afecte la calidad, la seguridad, la continuidad de la operación o la atención a los clientes.

Muchas empresas hacen el control con revisión de documentos, inspecciones, auditorías, evaluación de indicadores y comprobación de certificaciones; no importa cómo se haga, lo importante es verificar que los compromisos se cumplan.

¿Por qué es importante el control de proveedores?

Establecer un control de proveedores ayuda a:

• Mantener la calidad y verificar que los productos y servicios cumplan con las especificaciones acordadas.
• Reducir riesgos, pues es posible identificar proveedores críticos y posibles situaciones que afecten la operación.
• Revisar las condiciones de los contratos, las entregas y los requisitos que se han aplicado.
• Contar con información sobre desempeño, costos, incidencias y resultados para revisar las relaciones comerciales.

No se suele aplicar el mismo nivel de control a todos los proveedores, sino que se utilizan criterios de acuerdo con las necesidades de la empresa y al lugar que ocupan dentro de la cadena de suministro.

¿Cuáles son los tipos de control de proveedores?

Las diferentes formas en que una organización comprueba el cumplimiento de sus proveedores son las siguientes, que pueden usarse por separado o combinarse según el riesgo y las características de cada relación.

1. Control documental

Se solicitan y revisan documentos que permitan comprobar ciertos requisitos. Se revisan fichas técnicas, certificaciones, documentos legales, procedimientos de calidad y registros de entregas.

2. Control por inspección

Implica revisar directamente un producto, equipo, material o servicio para verificar que cumpla con las condiciones acordadas y esto se puede hacer en la recepción de mercancías, antes de utilizar una materia prima en producción o en determinados momentos de la prestación de un servicio.

3. Evaluación del desempeño

Se analiza el comportamiento de los proveedores usando criterios previos. Es posible hacer una revisión sobre calidad, fechas de entrega, cumplimiento de contratos, servicio y capacidad de respuesta.

4. Control mediante auditorías

Las auditorías son revisiones cuya misión es tener evidencia sobre el cumplimiento de procesos, procedimientos o requisitos específicos y se enfocan en la producción, la calidad, el almacenamiento, la gestión de riesgos o la sostenibilidad. Su alcance se define según las necesidades de la empresa.

¿Qué son los grados de control de proveedores?

Los grados de control sirven para establecer la intensidad, frecuencia y alcance de las medidas de supervisión que se aplican a un proveedor. Aunque cada organización puede establecer sus propios criterios, es posible trabajar con tres niveles generales:

Grado	Características
Bajo	Revisión documental básica, seguimiento periódico y controles esenciales para proveedores de impacto limitado.
Medio	Evaluaciones más frecuentes, revisión de indicadores, inspecciones y seguimiento de acciones correctivas.
Alto	Auditorías, inspecciones rigurosas, requisitos documentales ampliados y supervisión continua cuando existen riesgos significativos.

¿Cómo determinar el tipo y grado de control adecuado?

Para determinarlo correctamente, la empresa debe analizar la importancia de cada relación comercial y los riesgos que podrían afectar sus operaciones, generalmente sigue estos pasos:

1. Identificar el impacto del proveedor respondiendo las preguntas: ¿el producto o servicio es indispensable?, ¿existen alternativas de suministro?, ¿un incumplimiento puede afectar la calidad o la entrega a los clientes?, ¿hay requisitos legales o de seguridad que deban cumplirse?
2. La empresa debe definir criterios de evaluación relacionados con la calidad, la entrega, el servicio, la experiencia, el cumplimiento contractual y las condiciones de la industria.
3. Seleccionar los tipos de control necesarios y establecer su frecuencia.
4. Asignar responsables para revisar documentos, realizar inspecciones, analizar indicadores y dar seguimiento a los problemas detectados.

Es importante hacer notar que, si cambia el desempeño de un proveedor, se modifica el proceso de compra o aparece un nuevo riesgo, el grado de control puede ajustarse.

¿Cómo evaluar el desempeño de los proveedores?

La evaluación es el principal indicador que te dirá si los proveedores cumplen con lo acordado y con lo que la empresa requiere. Algunos indicadores que deben considerarse son:

• Entregas a tiempo
• Cantidad de bienes que presentan problemas de calidad.
• Cumplimiento de cantidades en la revisión de pedidos completos.
• Tiempo de respuesta y atención a solicitudes e incidencias.

Cuando se detecta un problema, la empresa puede solicitar un plan de acción y dar seguimiento a las medidas correctivas; pero si los incumplimientos continúan, será necesario evaluar cambios en las condiciones de compra o en la continuidad de la relación comercial.

¿Cómo ayuda la tecnología al control de proveedores?

La gestión de proveedores puede volverse compleja cuando la información se encuentra distribuida en distintos archivos, sistemas o áreas de la organización sin un software que unifique todo. El hecho de centralizar documentos, contratos, evaluaciones y registros de compra es de gran ayuda para realizar cualquier control y seguimiento de proveedores.

Las herramientas de gestión empresarial pueden conectar procesos de compras, inventarios, recepción de productos y administración, según sus funcionalidades y el alcance de la implementación.

¿Cómo puede ayudar SAP al control de proveedores?

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Para ponerlo de manera práctica, una empresa puede vincular información de órdenes de compra, recepciones y registros administrativos para facilitar el seguimiento de sus operaciones; y la trazabilidad puede ayudar a consultar antecedentes cuando se necesita investigar un problema de calidad o revisar un incumplimiento. A través de una gestión organizada y el apoyo de la tecnología, las empresas fortalecen sus procesos de compra y cuentan con información que facilite la toma de decisiones altamente competitivas.

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