{"id":215,"date":"2024-10-07T17:00:00","date_gmt":"2024-10-07T17:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/xamai.com\/rfq\/"},"modified":"2026-05-19T12:32:07","modified_gmt":"2026-05-19T18:32:07","slug":"rfq","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.xamai.com\/es\/blog\/rfq","title":{"rendered":"\u00bfQu\u00e9 es RFQ en SAP Business One?"},"content":{"rendered":"

Conoce la herramienta RFQ que permite realizar solicitudes de cotizaci\u00f3n de manera eficiente y compara RFI vs. RFQ vs. RFP \u00bfCu\u00e1l es la diferencia?<\/em><\/p>\n

<\/p>\n

La RFQ (Request For Quotation) (Solicitud de Presupuesto) es una herramienta de SAP Business One, dise\u00f1ada para solicitar a los proveedores o potenciales proveedores cotizaci\u00f3n de un servicio o un producto.<\/p>\n

SAP Business One env\u00eda cotizaciones de compra a socios comerciales electr\u00f3nicamente, adem\u00e1s que permite generar autom\u00e1ticamente un formulario de env\u00edo de cotizaci\u00f3n basado en la Web. Los socios comerciales pueden enviar directamente sus ofertas y los datos y la informaci\u00f3n en SAP Business One se actualizan en consecuencia<\/p>\n

\u00bfC\u00f3mo funciona esta herramienta?<\/h2>\n

El funcionamiento de esta herramienta es sencillo, se crea la solicitud de cotizaci\u00f3n en SAP Business One, colocando los art\u00edculos requeridos, la fecha en que se necesitan y la cantidad de art\u00edculos solicitados. En la pesta\u00f1a de finanzas se marca el check de crear cotizaci\u00f3n online lo que detonar\u00e1 una alerta que enviar\u00e1 un correo al proveedor (correo previamente configurado), en el cual se anexa un link.<\/p>\n

Al entrar a \u00e9l abrir\u00e1 una p\u00e1gina web donde el proveedor colocar\u00e1 la cantidad (si tiene el suficiente stock solicitado o no lo tiene, pero tiene cierta cantidad) y el precio por art\u00edculo De no ser posible la entrega en la fecha solicitada, cambiar\u00e1 la fecha agregando una nueva. Ya que se ha terminado este proceso, el proveedor da clic en enviar y autom\u00e1ticamente se ver\u00e1n reflejados los cambios en la solicitud de cotizaci\u00f3n dentro de SAP Business One. Se ver\u00e1n incluso los precios de los art\u00edculos solicitados, la fecha de entrega propuesta por el proveedor y el total de art\u00edculos que podr\u00e1 entregar por disponibilidad.<\/p>\n

Prerrequisitos para el RFQ:<\/span><\/h3>\n
    \n
  • Integration Framework.<\/li>\n
  • Escenario RFQ Instalado.<\/li>\n
  • Configuraci\u00f3n de Mailer.<\/li>\n
  • Que los proveedores cuenten con e-mail registrado.<\/li>\n<\/ul>\n

    Caracter\u00edsticas<\/span><\/h3>\n
      \n
    • SAP Business One env\u00eda cotizaciones de compra a socios comerciales electr\u00f3nicamente<\/li>\n
    • Generar autom\u00e1ticamente un formulario de env\u00edo de cotizaci\u00f3n basado en la Web<\/li>\n
    • Los socios comerciales pueden enviar directamente sus ofertas y los datos en SAP Business One se actualizan en consecuencia<\/li>\n<\/ul>\n

      Beneficios<\/span><\/h3>\n
        \n
      • Los proveedores pueden responder a cotizaciones en l\u00ednea<\/li>\n
      • La informaci\u00f3n en SAP Business One se actualiza en tiempo real<\/li>\n
      • Los compradores pueden comparar cotizaciones y realizar un pedido de compra sobre la mejor opci\u00f3n, entrada autom\u00e1tica en SAP Business One<\/li>\n
      • Tareas rutinarias automatizadas<\/li>\n<\/ul>\n

        A pesar de las grandes ventajas de la RFQ, el proceso tiene ciertas desventajas. Si bien la solicitud de cotizaci\u00f3n reduce los tiempos de procesamiento para atraer proveedores, tambi\u00e9n puede afectar potencialmente la competencia.<\/p>\n

        Dado que el sistema de cotizaci\u00f3n funciona por invitaci\u00f3n, limita significativamente el n\u00famero de empresas participantes.<\/p>\n

        Sin embargo, tambi\u00e9n permite un examen m\u00e1s profundo ya que el n\u00famero de cotizaciones corresponde al n\u00famero de proveedores que fueron invitados a licitar, hay m\u00e1s oportunidades de analizar a fondo a los licitantes en el menor tiempo posible.<\/p>\n

        Dicho esto, dado que el grupo de competidores es relativamente peque\u00f1o, tambi\u00e9n hay m\u00e1s margen para que los proveedores se aprovechen del sistema de licitaci\u00f3n y conspiren para afectar los precios o las condiciones del acuerdo.<\/p>\n

        <\/h3>\n

        Una solicitud de cotizaci\u00f3n sigue seis procesos:<\/span><\/h3>\n

        Identificar los requisitos y preparar el documento de licitaci\u00f3n (RFQ).<\/span><\/h4>\n

        Este paso consiste en definir lo que se necesita adquirir ya sea bienes o servicios. Se identifican las caracter\u00edsticas t\u00e9cnicas, cantidades y plazos de entrega, as\u00ed como los requisitos adicionales como soporte post-venta o mantenimiento.<\/p>\n

        Una vez que los requisitos est\u00e1n claros, se elabora el Request for Quotation (RFQ), un documento que describe detalladamente todo lo que la empresa espera recibir, incluyendo los t\u00e9rminos y condiciones de la posible compra.<\/p>\n

        Determinar la lista de proveedores.<\/span><\/h4>\n

        Con el RFQ listo, se selecciona una lista de proveedores potenciales. Es fundamental elegir proveedores que tengan la capacidad de cumplir con los requisitos que se establecieron en el RFQ.
        Para esto, se puede recurrir a proveedores con los que se haya trabajado antes o considerar nuevas opciones.<\/p>\n

        Enviar RFQ.<\/span><\/h4>\n

        Ya que est\u00e1 definida la lista de proveedores, el siguiente paso es enviarles el RFQ. Esto se hace v\u00eda correo electr\u00f3nico, plataformas especializadas de licitaci\u00f3n o portales de compras en l\u00ednea.
        Es en este paso donde cada uno de los proveedores revisar\u00e1n el documento y postular\u00e1n sus ofertas.<\/p>\n

        Recopilar respuestas y analizarlas.<\/span><\/h4>\n

        Despu\u00e9s de recibir las ofertas de los proveedores, se realiza un an\u00e1lisis de cada una comparando precios, tiempos de entrega, calidad de los productos o servicios, t\u00e9rminos de pago y otros factores.
        Es en este punto d\u00f3nde se debe evaluar tanto el costo como el valor a\u00f1adido que ofrece cada propuesta.<\/p>\n

        Negociar los t\u00e9rminos y condiciones y adjudicar el contrato a un proveedor.<\/span><\/h4>\n

        Una vez que se han analizado las ofertas, comienza la fase de negociaci\u00f3n con los proveedores preseleccionados. Se pueden ajustar precios, plazos de entrega, condiciones de pago y otros t\u00e9rminos que resulten relevantes para ambas partes y ya que se concluye la negociaci\u00f3n, se selecciona al proveedor que mejor cumple con las expectativas y se le adjudica el contrato.<\/p>\n

        Establecer un contrato con el proveedor y comenzar a integrarlo.<\/span><\/h4>\n

        Este contrato asegura que ambas partes comprendan sus responsabilidades y obligaciones. Despu\u00e9s de firmar el contrato, comienza la integraci\u00f3n del proveedor en los procesos de la empresa.<\/p>\n

        Opciones de subasta<\/span><\/h3>\n

        Es habitual realizar una subasta durante el proceso de solicitud de cotizaci\u00f3n o de propuesta. Los equipos de adquisiciones y abastecimiento pueden decidir agregar este paso adicional si reciben ofertas similares de los proveedores.<\/p>\n

        Supongamos que el equipo desea obtener el mejor precio, por lo que realiza una subasta que dura 24 horas.<\/p>\n

        Una vez que se ha seleccionado y adjudicado el contrato al proveedor, la empresa y el proveedor firman un contrato. Por lo general, en las solicitudes de cotizaci\u00f3n, una empresa selecciona al proveedor que entregar\u00e1 los bienes o servicios con la oferta m\u00e1s baja dentro de sus especificaciones.<\/p>\n

        Preparar el documento RFQ<\/span><\/h3>\n

        El documento RFQ debe abordar las siguientes preguntas:<\/p>\n

          \n
        • Objetivos<\/li>\n
        • Condiciones de pago<\/li>\n
        • Cantidades requeridas<\/li>\n
        • Horas estimadas de trabajo<\/li>\n
        • Duraci\u00f3n del proyecto<\/li>\n
        • T\u00e9rminos y condiciones contractuales<\/li>\n
        • Requisitos para la presentaci\u00f3n de cotizaciones<\/li>\n
        • Plazos<\/li>\n
        • Criterios de evaluaci\u00f3n<\/li>\n
        • Proceso de adjudicaci\u00f3n y cierre<\/li>\n<\/ul>\n

          Cuanto m\u00e1s informaci\u00f3n sobre sus requisitos proporcione, mejores ser\u00e1n las cotizaciones que se recibir\u00e1n, por lo que es importante invertir una buena cantidad de tiempo en la preparaci\u00f3n del resumen de la solicitud de cotizaci\u00f3n.<\/p>\n

          Utiliza una herramienta de gesti\u00f3n de documentos para realizar un seguimiento de todas las interacciones del documento, los comentarios y las aportaciones de todas las partes interesadas. <\/p>\n

          \u00bfC\u00f3mo es la instalaci\u00f3n?<\/h2>\n

          Para realizar la instalaci\u00f3n del conector RFQ, debe completar el complemento Integration Solutions y la instalaci\u00f3n del instalador Integration Solutions.<\/p>\n

          Despu\u00e9s se realizan las configuraciones del conector RFQ en la consola de administraci\u00f3n de Integration Hub y en SAP Business One.<\/p>\n

          Para obtener m\u00e1s informaci\u00f3n sobre las configuraciones del conector RFQ, siempre puedes acudir con cualquiera de nuestros consultores SAP en Xamai que podr\u00e1n ayudar a las empresas en crecimiento a tener un mejor control de esta herramienta.<\/p>\n

          RFI vs. RFQ vs. RFP: \u00bfCu\u00e1l necesita tu empresa?<\/h2>\n

          Para ayudar a agilizar los procesos de adquisici\u00f3n y abastecimiento, las empresas utilizan una solicitud de informaci\u00f3n (RFI), una solicitud de cotizaci\u00f3n (RFQ) y una solicitud de propuesta (RFP).
          Estas solicitudes aportan estructura y facilitan la comparaci\u00f3n en las evaluaciones de proveedores y vendedores. Y si bien las tres solicitudes tienen algunas caracter\u00edsticas en com\u00fan, cada una tiene su propio uso.<\/p>\n

          \"Miniaturas<\/h3>\n

          Cu\u00e1ndo utilizar una RFI<\/span><\/h3>\n

          Una (request for information) RFI es particularmente \u00fatil cuando una empresa se encuentra en las primeras etapas del proceso de compra y est\u00e1 tratando de determinar sus requisitos espec\u00edficos para un bien o servicio. Como m\u00ednimo, una RFI va seguida de una RFQ o RFP, pero algunas empresas se saltan la RFI y pasan directamente a la RFQ. A algunas empresas les gusta el paso adicional de una RFI para una debida diligencia adicional en su proceso de contrataci\u00f3n.<\/p>\n

          Cu\u00e1ndo utilizar una RFQ<\/span><\/h3>\n

          Generalmente, se utiliza una solicitud de cotizaci\u00f3n cuando el gasto o el servicio solicitado no es necesariamente estrat\u00e9gico, sino que est\u00e1 m\u00e1s orientado al precio.<\/p>\n

          No es ideal para todas las situaciones de adquisici\u00f3n, pero funciona bien cuando una empresa:<\/p>\n

            \n
          • Sabe exactamente qu\u00e9, cu\u00e1nto y la calidad de los productos que necesita.<\/li>\n
          • \u00bfEst\u00e1 comprando bienes (o art\u00edculos altamente comercializados)?<\/li>\n
          • \u00bfEst\u00e1 buscando el mejor precio posible o el tiempo de entrega m\u00e1s r\u00e1pido?\n<\/li>\n<\/ul>\n

            Cu\u00e1ndo utilizar una RFP<\/span><\/h3>\n

            Las rfp request for proposal o solicitudes de propuestas se utilizan para proyectos cr\u00edticos o cuando las empresas est\u00e1n adquiriendo categor\u00edas complejas. Materias primas, combustible y log\u00edstica son algunos ejemplos. No se suelen utilizar para compras puntuales. El uso de una solicitud de propuestas es m\u00e1s \u00fatil cuando una empresa:<\/p>\n

              \n
            • \u00bfEst\u00e1 gastando una cantidad significativa de dinero?<\/li>\n
            • Requiere que m\u00faltiples partes interesadas participen en el proceso de evaluaci\u00f3n y brinden<\/li>\n
            • retroalimentaci\u00f3n sobre las ofertas.<\/li>\n
            • Quiere que le presenten soluciones creativas.<\/li>\n<\/ul>\n

              Las solicitudes de propuestas tambi\u00e9n son \u00fatiles para eliminar sesgos en el proceso de evaluaci\u00f3n y promover licitaciones s\u00f3lidas.<\/p>\n

              Despu\u00e9s de revisar todas las propuestas con atenci\u00f3n, es fundamental elegir un proveedor ideal que cumpla con los criterios de evaluaci\u00f3n o que ofrezca la oferta m\u00e1s baja.
              Una vez que se haya elegido al proveedor ganador y se haya agradecido a todos los participantes, es momento de firmar el contrato final.<\/p>\n

              RFI, RFQ y RFP<\/h2>\n

              \u00bfQu\u00e9 solicitud es mejor para tu empresa? La elecci\u00f3n de la mejor depender\u00e1 de tus necesidades.<\/p>\n

              Una RFI es la mejor opci\u00f3n cuando se desea explorar nuevos proveedores o simplemente se intenta determinar las especificaciones m\u00e1s importantes.<\/p>\n

              Una RFQ es la mejor opci\u00f3n cuando se sabe exactamente lo que se necesita y cu\u00e1ndo se necesita. Se debe utilizar una RFQ cuando la principal preocupaci\u00f3n es conseguir el mejor precio.<\/p>\n

              Por su parte, una RFP se centra en el valor integral de un proveedor. Es la m\u00e1s formal y requiere m\u00e1s tiempo, pero permite una licitaci\u00f3n m\u00e1s creativa y estrat\u00e9gica para proyectos grandes y gastos significativos.<\/p>\n

              Conclusi\u00f3n<\/span><\/h4>\n

              La solicitud de cotizaci\u00f3n es una de las herramientas m\u00e1s influyentes para que los compradores investiguen los productos y servicios de los proveedores y soliciten informaci\u00f3n adicional sobre dichos productos y servicios, as\u00ed como los precios y las condiciones del acuerdo.<\/p>\n

              Es fundamental que las empresas medianas y grandes sepan c\u00f3mo llevar a cabo el proceso de solicitud de cotizaci\u00f3n de manera eficiente de igual manera es esencial encontrar al proveedor adecuado para tu negocio, ya que esta conexi\u00f3n puede aportar grandes beneficios en los pr\u00f3ximos a\u00f1os. Fomentar esta relaci\u00f3n es vital para ambas partes.<\/p><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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